Documentos administrativos

Documentos administrativos
CONCEPTO
Es toda comunicación escrita, de carácter formal, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y del goce de derechos reconocidos por la constitución política, leyes del estado y de otras instituciones.

PRINCIPIOS
Son 6:
* Formalidad: Los documentos administrativos se redactan teniendo en cuenta algunas normas o pautas para uniformizar suuso.
* Simplicidad: Debe ser redactado con un lenguaje simple, breve y directo.
* Racionalidad: Consiste en reflexionar sobre la utilización de recursos y realizar el documento con el menos gasto de recursos posible, estos pueden ser: materiales, tiempo y dinero.
* Flexibilidad: El documento no debe ser rígido, los destinatarios deben considerar los diversos formatos que existen en cadainstitución.
* Eficacia: Los documentos deben persuadir en la acción en el menor tiempo y costo posible.
* Responsabilidad: Toda persona que emita un documento asumirá las consecuencias buenas o malas.

PARTES
* Encabezado: extremo superior. Membrete, lugar y fecha, titulo, código, destinatario, asunto y referencia.
* Texto: Es la parte principal del documento, donde se escribirálas peticiones. Las partes del texto se llaman “secciones”.
* Termino: Extremo inferior. Antefirma, firma, pos firma, sello, con copia, pie de página.

Oficio:
Documento de carácter oficial usado en el sector publico por los altos mandos de las instituciones con la finalidad de informar o coordinar acciones.
Cuando el oficio es de circulación interna solo es firmado por la máximaautoridad de la institución y cuando es interna por cualquier mando directivo.
Un oficio no puede ser mandado a nombre de una persona, sino en representación de esta.

Memorando:
Documento simplificado que lo usan tanto en el sector público como privado. Es flexible, practico, breve y directo. Se redacta en una hoja A5.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y elmemorando. Algunas empresas usan el oficio para la comunicación externa y el memorando para la comunicación interna.

Carta:
Documento que lo utilizan las instituciones privadas o personas naturales para información diversos asuntos.

Aviso:
Nota breve que contienen información diversa sobre el desarrollo de las actividades de una institución.
DOCUMENTOS SUTENTATORIOS
Informe:
Documento quebrinda información sobre el avance o culminación de acciones o sobre hechos que sean de interés. Tiene carácter de declaración jurada, por lo tanto, se debe decir la verdad, de caso contrario, será sancionado administrativa y penalmente. Relaciona a un subordinado con su jefe o a un jefe de una dependencia a otra, en una misma institución.

Dictamen:
Es el documento técnico que realiza unespecialista, órgano de asesoría o comisión especial sobre un hecho que requiere de sus conocimientos. Los que emiten este documento se les cono con el nombre de “peritos”, y para serlo se requiere título profesional. Esto es brindado a solicitud de una autoridad, esta tiene la facultad de tomar en cuenta o no como una prueba.

Certificado:
Documento donde se afirma sobre un hecho real que ha sidocomprobado por la persona que lo expide. Cualquier certificado que falte a la verdad constituye un delito. Se emplea en la administración pública y privada. Se redacta en una hoja A4.Una persona natural lo pide con una solicitud, las autoridades políticas, mediante oficio y un superior jerárquico, mediante un memorando.

Copia certificada:
Documento que contiene la transcripción total o parcial deotro. Esta siendo reemplazada por la copia fotostática certificada que, al ser legalizada, posee el mismo valor legal que el original.

Credencial:
Documento que acredita a una persona para que realice una labor encomendada o que ejerza un cargo de gobierno por haber sido elegida mediante votación. Lo utilizan entidades públicas y privadas. Se redacta en hoja A4.

Convocatoria:
Documento...