Empresarial
LA IMPORTANCIA DE LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
La veracidad, exactitud, formalidad, corrección, amenidad y estética de un documento son cruciales por las consecuencias que puede acarrear no aplicarlas en la elaboración de documentos y no solo para usted, sino para el directivo y para la empresa en la que trabaja.
No olvide jamás que la presentación de cualquier trabajo oescrito da a conocer públicamente la forma de trabajar de la persona que lo confecciona y/o lo presenta, es decir de usted como profesional y del directivo al que asiste, que al firmar, se responsabiliza del contenido y da por bueno un documento. Pero lo más importante; la elaboración y la entrega del documento TRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA.
Pero además, si el objetivo principal es conseguirla lectura atenta del receptor del documento o de la información, deberá utilizar técnicas de "atracción" en la elaboración que le garanticen esa lectura para alcanzar con éxito el objetivo.
Recuerde que la elaboración de documentos e información es una de sus funciones primordiales de un asistente de dirección y que no debe descuidar su presentación.
No olvide que usted debe de ser capazde realizar su trabajo correctamente, otorgando prioridades a las tareas que le sean encomendadas, simultaneando la corrección, el tiempo, el tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la atención a otros asuntos de igual interés, la iniciativa, fomentando las relaciones internas y externas y siempre REPRESENTANDO A LA EMPRESA.
Publicado por EquipoEducativo en 18:00 Enlaces a esta entrada
NORMAS BÁSICAS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
En primer lugar, destacar que la presentación de cualquier trabajo o escrito DA A CONOCER PÚBLICAMENTE LA FORMA DE TRABAJAR DE LA PERSONA QUE LO CONFECCIONA, pero aún más importante: TRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA.
Recuerde que el objetivo de la mayor parte de las empresas es obtenerbeneficios, o al menos, reducir o mantener los costes. Rehacer un trabajo o corregirlo supone una pérdida de tiempo y de dinero. Si lo puede evitar, contribuirá a alcanzar los objetivos de la empresa.
Para la confección de cualquier documento tendremos en cuenta, entre otras cuestiones que irá aprendiendo durante el curso, los siguientes puntos:
1ª NORMA:
La primera herramienta queVd. debe utilizar es el bloc de notas y un bolígrafo en uso. Podemos manejar estupendamente los programas informáticos requeridos pero olvidar aspectos importantes y detalles que se nos han indicado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos.
Cuando Vd. sea llamada/o a otra estancia para que otra persona le de indicaciones sobre su trabajo, no olvide nunca coger su blocde notas y un bolígrafo en uso, aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por las que Vd. olvide todo o parte de lo que se le ha indicado.
2ª NORMA:
Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener preparado su dictáfono, identificará el documento de que se trata y preparará los márgenes de la página en función del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar.No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear y donde deberá tener previstos los espacios para la encuadernación.
3ª NORMA:
Independientemente del escrito a mecanografiar o redactar, unabuena presentación exige que, dentro de los márgenes escogidos, justifique el texto a derecha e izquierda.
Observe los siguientes textos:
"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial,
que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4,
es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe
que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el
tamaño del papel a...
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