Equipos y Materiales para la operacion y conservacion de los archivos en muebles y equipos computacionales

Equipos y Materiales para la operación y conservación de los archivos en muebles y equipos computacionales

Existe una amplia gama de elementos auxiliares y contenedores para documentos en papelerías y centros de suministro que pueden ser más o menos útiles de acuerdo con las características de la documentación y el uso que se vaya a hacer de la misma.

Elementos auxiliares:
• Etiquetasadhesivas móviles ("post-it"): pueden servir como índices o marcadores. Pueden utilizarse sólo para la ordenación provisional de los documentos, ya que el pegamento daña el papel.
• Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaños y colores: están indicadas para su colocación en las cajas y carpetas de archivo como carteles o indicadores de contenido. La utilización de diferentes colores permitediferenciar las series u oficinas.
• Índices y separadores de carpeta y ficheros, preferiblemente de cartulina. Se aconsejan los separadores de carpetas de hoja completa, que permite escribir normas de utilización de la carpeta.
• Bandejas clasificadoras apilables: para los documentos en trámite, aprovechando cada bandeja para una serie documental.

Contenedores de documentos:
• Camisas (depapel), carpetillas (de cartulina) y guardas:
Su utilización es fundamental en el archivo de oficina y se debe utilizar siempre que sea necesario relacionar varios documentos. Habitualmente se utilizarán las carpetillas de cartulina para guardar los expedientes y las camisas de papel para agrupar documentos dentro de un expediente. El tamaño de la carpetilla ha de ser adecuado al grosor del expediente,siendo necesario fuelles de 1, 2 o 3 cm. a partir de 50 hojas. Las carpetillas deberán llevar solapas, preferentemente laterales, para que los documentos no se salgan y no sea necesario utilizar otros mecanismos de sujeción (grapas, clips, cosido,
etc.). Las camisas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo y sólo seutilizarán para guardar documentación informativa que posteriormente se vaya a destruir.
• Carpetas de anillas (comúnmente conocidos como archivadores A/Z):
Presentan ventajas e inconvenientes. Como ventajas están la posibilidad de ordenar los documentos por separadores y la fijación en la sujeción de los documentos; sus inconvenientes son la necesidad de perforar las hojas y el deterioro de cantos yorificios cuando no están debidamente reforzados.
Asimismo, es importante que permita etiquetas extraíbles, ya que a menudo se podrán reutilizar por no ser adecuadas para archivo definitivo. Se aconseja estas carpetas para archivo de documentos fotocopiados susceptibles de eliminación u otros documentos sueltos (ejem.: copia de informes, fotocopias de actas, fotocopias de boletines, albaranes,circulares, relaciones de envío de documentos, etc.).
• Conjunto de archivadores:
Llevan un mecanismo de fijación por presión (miniclys), que hace que los documentos no hayan de ser taladrados, pero tiene el inconveniente de que no pueden contener muchos documentos (medidas 32 cm. de alto x 25 cm. de ancho x 3 cm. de fondo).
• Cajas de archivo (llamadas cajas de archivo definitivo):
Elsistema más difundido en las oficinas son las cajas de cartón que vienen desmontadas y que se montan en el momento de su utilización. Existen de varios tamaños y calidades, aconsejándose el tamaño folio prolongado (390 x
275 x 115 mm) y el cartón fuerte y resistente con un PH igual o superior a 7.
Las ventajas que ofrece este sistema son: su bajo precio, la protección de los documentos y el fácilalmacenaje. Este sistema es el más adecuado para conservar los documentos una vez que se haya finalizado su trámite y su vigencia, ya que pueden deteriorarse si su consulta es muy habitual y los documentos se doblan cuando la caja no está suficientemente llena.
• Carpetas suspendidas:
Es el sistema especialmente recomendado para el archivo de oficina. Existen diferentes modelos, colores y...