Estructura de un informe

ESTRUCTURA DEL INFORME

1. TÍTULO
Todo informe debe contener un título
❑ Breve: no debe exceder las diez palabras
❑ Descriptivo: que recoja el continente o materia tratada

2. NIVEL DE REMISIÓN
Identificación personal y funcional del origen y destino del informe. El propósito es establecer responsabilidades entre emisor yreceptor en este acto administrativo

3. FECHA
La fecha debe ser congruente con los hechos o situaciones que recoge. Mientras más se aproxime, habrá mayor oportunidad en la correspondiente actuación administrativa. La extemporaneidad – o remisión tardía – podrían implicar negligencia expresa en el emisor. Importantes, también, son las fechas de la data recogida, de los soportesdocumentales adicionales y la fuente

4. RESUMEN
Si la extensión del informe es significativa (alrededor de ocho o más páginas), conviene un resumen preliminar. Ello permite al nivel de dirección – por lo general, sin tiempo para leer – una sinopsis del contenido.
El resumen omite los detalles y destaca:
❑ Elementos principales de la fase analítica
❑Una o dos conclusiones fundamentales
❑ Una o dos recomendaciones de alta prioridad
❑
5. ÍNDICE
Relación sistematizada del contenido del informe. Si se organiza antes de comenzar el informe, es especialmente útil porque:
❑ Facilita la coordinación mental
❑ Permite la secuencia lógica del desarrollo

6.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA (INTRODUCCIÓN)
Antesala del desarrollo. Es la formulación del qué (tema, situación o problema). Por lo general, se enuncia en uno o dos párrafos cortos – que no deberían exceder las cinco líneas cada uno – y permite que el lector se ubique en el contexto del informe

7. IMPACTO
Indica la importancia del tema o problema. Plantea los efectos o consecuencias quese originan de la situación, relacionada con
❑ Costos
❑ Demoras
❑ Eventuales pérdidas
❑ Desviaciones funcionales, operacionales o procedimentales

8. OBJETIVOS
Esta fase recoge el propósito del informe. Determinado el problema y reconocido el impacto, el redactor declara el objetivo:
-Evaluar -Diagnosticar-Identificar -Establecer -Plantear
-Analizar -Formular -Determinar -Describir -Proponer
-Examinar -Revisar -Estudiar -Reconocer -Definir
-Detectar -Distinguir -Comparar -Proporcionar -Demostrar

(La propia necesidad del redactor o las características inherentes a la situación podrían habilitar el enunciado de otros objetivos, distintos a los aquísuministrados como ejemplo)

9. ANTECEDENTES
Realmente, la fase descriptivo – analítica debería iniciarse con la precisión de dos factores importantes: tiempo y espacio:
❑ ¿Dónde se ubica el problema?
❑ ¿Desde cuándo se registra?
Todo planteamiento está delimitado. Una situación preocupa desde determinado momento y dentro de un contextopreciso.
El antecedente constituye un elemento insoslayable en el análisis y en la sustentación – formulación – de un problema

10. ANÁLISIS
También puede subtitularse:
❑ Fase descriptivo – analítica
❑ Análisis situacional
❑ Demostración
❑ Sustentación
El redactor, a partir de los antecedentes, promueve los hechos, seapoya en la base de datos y orienta al receptor hacia el análisis del proceso.
Los hechos y datos están influidos por factores concurrentes en la situación (variables) que, si bien no tienen una incidencia directa, son claves en la comprensión del contexto.
La sumatoria de los hechos, datos y variables propician la determinación de causas. Con ello se cierra la fase descriptivo –...