Gerencia de la información. poa.

“Quien tiene la Información y la comparte tiene el PODER.”

INTRODUCCIÓN

Antes del 15 octubre de cada año, todos los niveles del Poder Publico Nacional (nacional, estatal y municipal) deben estar abocados al proceso de formulación de sus Planes Operativos Anuales (POA) y de los respectivos proyectos presupuestos sobre los cuales cada Plan Operativo Anual, logra incorporar los recursosfinancieros necesarios para cubrir los objetivos incluidos en el POA. No es este un momento para visualizar el gasto como pieza clave o primaria de una gestión. Por el contrario, es el momento para revisar el camino andado, evaluar los resultados de la gestión que ya entró en el segundo semestre y fijar con la información que genera esta evaluación preliminar, los recursos necesarios para el año 2011.Por supuesto, los recursos siempre son escasos y ello implica establecer prioridades: ¿Qué es lo importante para el Proceso de desarrollo de la nación?
El programa operativo es un programa concreto de acción de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y acción) que permiten la asignación de recursos humanos y materiales a las accionesque harán posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto específico.



1. DEFINICIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA):
Es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio.
El plan operativo anual debe estar perfectamentealineado con el plan estratégico de la organización, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...).
Incluso, dentro de cada sucursal o departamento es posible hallar una predicción del volumen esperado de ventas para cada mes del año (teniendo en cuenta laestacionalidad del producto o las oscilaciones que ha experimentado el mercado en años anteriores).

2. OBJETIVOS DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA):
Los objetivos del POA son:
• Uniformar la conceptualización y presentación de los programas de trabajo, permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades administrativas.
• Evaluar los beneficios y loscostos de cada programa, permitiendo con ello fijar prioridades de acción.
• Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a través de la relación de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas realizadas.
• Establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la eficiencia con que se utilizan y determinar laconsistencia entre las metas y los medios empleados para lograrlas.
• Facilitar la coordinación entre la planeación operacional (de corto plazo), con el Plan Institucional de Desarrollo (de mediano y largo plazo).
• Identificar y medir los costos de los resultados finales, tanto unitariamente como a nivel general, facilitando la integración del presupuesto anual.
• Desarrollar una herramienta que facilitela contabilización de los gastos y la generación de estados financieros que permitan la evaluación económica y global de la institución.

3. IMPORTANCIA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA):
Es importante que las organizaciones, proporcionen técnicas para la redacción de indicadores; que garanticen su caracterización, pertinencia, uniformidad, preponderancia, sustentabilidad, definición clara devariables y unidades de medida, etc; Capacidades que pueden impulsar un cambio de cultura organizacional, un cambio para centrarnos en el desempeño.
Lo más importante de este modelo es que, mediante un correcto seguimiento del plan operativo anual, se puede hallar no sólo las desviaciones en el plan, sino también el motivo de su origen. La herramienta de Business Intelligence dedicada a este...