Gestion En aprovisionamiEnto

GESTIÓN EN APROVISIONAMIENTO
APUNTE 1
PROCESO DE COMPRAS

CONCEPTO DE COMPRA
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar elsuministro de la adquisición.
Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.

Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidadesde insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores economía y ganancias para la Empresa.

Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro,tamaño, organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.
Para tu mayor comprensión te explicamos ambos tipos de organización.           

1. Organización Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de laempresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras.
Las ventajas de estos sistemas son:
* Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades.
* Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
* Mayor especialización de los compradores.
* Organización de los procedimientos de compras.
* Las desventajas de estesistema son:
* Poca flexibilidad.
* No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.

2. Organización Descentralizada:
Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y locales.
Las ventajas de este sistema son:
*Mayor conocimiento de los proveedores locales.
* Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad dela Empresa.
* Agilidad en las compras.
* Entre las desventajas más importantes se destacan:
* Permite un menor volumen de compra.
* No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
* Falta de esquematización en los procedimientos de compra.
*Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
* Ausencia de compradores especializados.      

CICLO DE COMPRAS
                           
            Las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
1.             Análisis de la Solicitud de Compras.
2.             Investigación y Selección de Proveedores.3.             Negociación con el Proveedor (seleccionado).
4.             Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
5.             Control de la Recepción del Material Comprado.

Análisis de la Solicitud de Compra
    
            Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el departamento  encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área o  sección que requiera un determinadoproducto.
              El departamento de compras efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.
Se debe tener muy  claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al departamento encargado a través de un listado que...