Herramientas administrativas

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

ELABORÓ: DR. PRIMITIVO REYES AGUILAR
SEPTIEMBRE DE 2007

MAIL: PRIMITIVO_REYES@YAHOO.COM
TEL. 58 83 41 67 / CEL. 044 55 52 17 49 12

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. Diagrama de afinidad

3. Diagrama de interrelaciones

4. Diagrama de árbol

5. Diagrama matricial

6. Matrices de prioridad

7. Gráficas de programa deproceso de decisión

8. Diagrama de redes y actividades

LAS SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

1. INTRODUCCIÓN

• Diagrama de afinidad:
o Organiza grandes cantidades de información
• Gráfica doble de interrelaciones:
o Muestra los enlaces de causas y efectos entre aspectos relacionados
• Diagrama de árbol:
o Diagrama los nivelesde destalle para alcanzar un objetivo principal y los objetivos secundarios relacionados
• Diagrama Matricial:
o Muestra las relaciones y correlaciones entre ideas
• Matrices de prioridad:
o Asigna prioridades a asuntos, tareas o posibles opciones con base en criterios conocidos
• Gráficas de Programa de Decisión de Procesos (GPDP):
o Revela cadenasde eventos y planes de contingencia
• Diagrama de redes y actividades:
o Desarrolla u programa para tareas complejas

Aplicaciones

Las herramientas para la mejora continua se emplean de manera ideal en los casos siguientes:

✓ Dividir un requerimiento general de detalles específicos
✓ Identificar y eliminar las causas raíz de un problema
✓ Programar actividadescomplejas
✓ Planeación de contingencia
✓ Ayudar a una organización a pasar de la manera antigua de pensar a otras formas más novedosas de hacerlo
✓ Realizar una selección final de una lista de opciones
✓ Evaluar opciones de diseño de producto

Es posible emplear las nuevas herramientas para la mejora continua en varias fases del diagrama de mejora es posible emplear más de una encada paso y se deberá elegir la herramienta correcta para el trabajo.

2. Diagrama de Afinidad

Es una herramienta que se emplea para organizar grandes cantidades de información agrupando los aspectos de la misma con base en relaciones clave entre ellos; también se conoce como método KJ. Cuando se emplea este diagrama, se organizan las ideas o áreas generales de problemas para adquirir lacomprensión de un problema o asunto complejo, así como para identificar las causas potenciales de un problema. La herramienta ayuda a mejorar el compromiso y el apoyo del equipo.

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- Usar cuando existe un caos, el equipo aporta ideas, se requiere un pensamiento trascendental o el tema es un aspecto amplio.

Pasos
1. Reunir el equipo y elegir un líder.
a. El equipo deberáconsistir en 5 o 6 personas que estén relacionados con el problema.
2. Establecer el asunto o problema en forma de pregunta.
3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo.
a. Sólo una idea por tarjeta
b. Máximo siete palabras por tarjeta
c. Cada tarjeta deberá contener un sustantivo y un verbo
4. Desplegar lastarjetas en una mesa grande o muro.
5. Acomodar las tarjetas en pilas similares o por “familias”.
6. Crear tarjetas de encabezado
7. Dibujar el diagrama de afinidad
a. Trazar un círculo en torno a cada agrupamiento y conectar este con la tarjeta de encabezado
b. El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso y etiqueta el diagrama con el nombre delequipo y la fecha
8. Discutir el diagrama de afinidad
3. Gráfica doble de Interrelaciones

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Una gráfica doble de interrelaciones es una herramienta gráfica que se emplea para organizar problemas o aspectos complejos y que implican muchas variables, se emplea para estudiar las relaciones entre los elementos de un problema e identificar las causas raíz o las soluciones, es similar al...