Informes Access 2007

 
INFORMES EN ACCESS 2007

Definición
Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe la posibilidad de diseñar informes que preséntenlas informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversoselementos gráficos, de texto, de imágenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.

Tipos de informes
Informes planos
Informes jerárquicos
Informes con registros ordenados, agrupados o ambos
* Un informe con registros ordenados
* Un informe con registros agrupados
Un informe de tabla de referencias cruzadas
Informes de varias columnasPasos para crear informes
Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseño. El Asistente acelera el proceso de creación de un informe, ya que realizaautomáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para informes, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir y crea un diseño basado en dicha información. Aunque tenga experiencia en la creación de informes, puede que desee utilizar un asistente para informespara organizar rápidamente todos los controles en el informe y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.

Crear un informe con un asistente
Utilizar el Asistente para informes es la forma más simple y rápida de crear un informe que combine datos de más de una tabla. Como se dijoanteriormente, el Asistente para informes acelera el proceso de creación de un informe porque realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del Asistente para informe puede seleccionar los campos que desea incluir en el informe. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.

Veamos a continuación cuales son los pasos para crear un informe a partir del asistente:
1.Active la ficha Informes en la ventana Base de Datos.
2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, elija la opción Asistente para informes.
4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datospredeterminado para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.
5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente.
6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tablao consulta seleccionada. Utilice los botones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.
7. Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulse después en el botón siguiente.
8.En las siguientes páginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenaciónpara los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo básico de diseño (En columnas, Tabular o Justificado), orientación (Vertical u horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones).
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