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¿Qué es Microsoft Access?

Bases de Datos. Microsoft Access.

„

Aplicaciones Informáticas
C.F.G.M. Gestión Administrativa

„

Programa gestor de b.d relacionales con el que
organizar y estructurar la información.
Access permite crear los siguientes objetos:
„

José Luis Leiva Olivencia.
jlleivao@lcc.uma.es

„
„
„
„
„
„

Tablas
Consultas
Formularios
Informes
MacrosPáginas
Módulos.

1

Ejecutar Access
„

Creando una b.d. nueva

Al entrar en Access, debemos elegir alguna de las
siguientes opciones:
„
„
„

2

„

Base de datos en blanco.
Asistente para base de datos.
Abrir una base de datos existente.

Al crear una b.d en blanco, hay que
darle un nombre con el que guardarla,
a pesar de que todavía no tiene nada.

3

Pantallainicial de Access
„

4

Como diseñar una b.d.

Al crear una base de datos en blanco, o con asistente
o abrir una base de datos existente, aparece ‘la
pantalla inicial de Access’:

„

Es una tarea importante y requiere una especial
dedicación, para ello hay que:
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„
„
„
„

5

Determinar finalidad de la b.d.
Determinar las tablas
Identificar los campos con valores exclusivos.Establecer relaciones entre tablas.
Introducir datos en tablas.
Crear objetos con los que trabajar en la base de datos.

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1

Concepto de tabla.
„

„

Diseñar una tabla.

Unidad principal de almacenamiento de datos en un sistema de
base de datos relacional.
Por ejemplo, en una tabla de clientes, cada fila contendrá
información sobre un cliente determinado (registro), y la filaestará dividida en columnas (campos o atributos), como el
nombre del cliente, domicilio, teléfono, etc.

Código Cliente

Apellidos

Nombre

Domicilio

Teléfono

598741

Alvarez del Río

Carlos

Avda.Mediterráneo,56

323-5452

152358

Pérez Díaz

Angel

C/ del Pez,5

598-5236

456789

Pérez Guzmán

Pedro

c/ Costa Brava,13

526-9862

„
„
„

„

„
„Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
En una tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre.
No debe haber d atos duplicados en la tabla. Para que no los
haya habrá que utilizar varias tablas que se conectarán por
medio de campos clave o llave.
Cada tabla debe tener un campo clave principal, que puede e
star formado por un campo o combinación de campos.
No esnecesario guardar en la tabla campos calculados.
Debe ser posible modificar cualquier campo de la tabla, excepto
la clave principal, sin que ello afecte a los otros campos.

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8

Crear nueva tabla.

Crear tabla en modo Vista diseño.

Vista
Diseño/
Vista
Hoja de
datos.

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Tipos de datos de los campos.
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„
„
„
„
„

Texto
Memo
Numérico
Fecha/Hora
MonedaAutonumérico
Sí/No
Objeto OLE
Hipervínculo
Asistente para búsqueda.

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Asistente para crear tabla.
„

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Permite crear una tabla nueva con todos los campos que se
desee, con un tipo y una longitud determinados, en una sola
operación, sin necesidad de definirlos uno a uno.
Posteriormente, los campos añadidos se pueden personalizar.

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2

Modificar el diseño de una
tabla.Limitaciones
„
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„

„

„

Máximo 255 campos.
Máximo 32 índices.
Índice como máximo 10 columnas,
siempre que no supere 255 bytes.
Número máximo de tablas abiertas
1024.
Base datos no superior a 1Gb.

„

„

Si por alguna circunstancia necesitas
modificar el diseño de una tabla, puede
hacerse, independientemente de que la
tabla tenga o no datos.
Si las modificaciones conllevanpérdida
de datos, Access lo comunica y ofrece
posibilidad de cancelar operación.

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Consideraciones al realizar
modificación
„

„

„

14

Clave principal.

Los cambios realizados en las tablas no se
propagan a los objetos que dependen de
estas tablas.
No puede cambiarse el tipo de dato de los
campos utilizados para relacionar las tablas.
No es posible cambiar el diseño...