Las comunicaciones administrativas

LAS COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS

La administración normal y funcionamiento eficiente de una empresa exigen que se produzca continuamente un flujo de comunicación entre los diversos miembros de ella. Las metas y objetivos de una institución, fábrica u oficina se logran gracias a la participación de muchas personas y de diversos servicios y dependencias. Esto hace necesario que muchosejecutivos o funcionarios de diferentes dependencias, secciones o servicios requieran conocer la información que poseen otros ejecutivos de la misma empresa.
Este flujo de información se transmite generalmente por escrito, mediante los documentos: el informe técnico, la carta comercial, el memorándum, el oficio y la circular.

El Informe Técnico
Derivado del verbo informar, es la descripción oral oescrita, de las circunstancias de un asunto. Su finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. Destinado para ser utilizado por más de un lector, preparado por lo general a petición, elaborado conforme a un plan y permite la comprensión de situaciones complejas para la toma de decisiones gerenciales.
El informe constituye una categoría superior de comunicación escritadentro de la empresa. Se desarrolla un análisis que conduce a determinadas conclusiones. Responde a las preguntas quién, dónde, qué cuándo, cuánto, por qué y para qué.

Mientras más grande es una empresa, mayor es su necesidad de informes, pues se hace difícil que todos los administradores y jefes estén enterados de lo que saben y hacen los demás ejecutivos y funcionarios.
Aunque las razonespor las que se redacta un informe son casi infinitas, los usos más frecuentes son los siguientes:
a. Mantener un flujo continuo y periódico de información (reportes financieros mensuales o trimestrales, informes de producción semanal o mensual).
b. Comunicar acerca de un hecho inusual, de un suceso imprevisto.
c. Hacer conocer los resultados de un trabajo especial (proceso pilotoensayado, conclusiones de una auditoria, visita a una sucursal, informe de un viaje).
d. Alcanzar información que ayude a un superior a tomar decisiones
e. Proyecto técnico para la preparación de una propuesta, oferta, concurso o licitación.

Características durante la planificación del Informe
* Quién o quienes lo leerán; su nivel jerárquico y sus conocimientos.
* Finalidad delinforme: para qué se usará.
* Antecedentes que necesitan conocer los lectores.
* Cantidad de detalles que será necesario incluir.
* Tablas de cifras y gráficos realmente necesarios.
* Extensión aproximada del texto.
* Plazo para su presentación.

Redacción de Informes
En su redacción deberían tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Deben permitir tomar unadecisión o realizar una acción. Deben ser útiles a alguien para determinado trabajo.
2. Deben tener un propósito específico, no pueden tratar generalidades.
3. Incluir sólo los datos o cifras importantes. El exceso de detalles distrae e impide apreciar lo realmente importante.
4. Usar un vocabulario dinámico y evitar términos generales, abstractos o vagos.
5. Estar al nivel del lectoren cuanto a la información previa que este tenga.
6. Resaltar lo más importante.
7. Presentar las series o enumeraciones en forma tabulada.
8. Deben tener una introducción, conclusiones y/o recomendaciones.
9. Presentarse en formato estándar.
10. Prepararse a tiempo.

Partes del Informe:
Según su extensión, el informe debería contener las siguientes partes. Estasrecomendaciones son una simple guía y deben adecuarse a los usos de la empresa.

Informe breve, (2 a 5 páginas). 1. Portada 2. Introducción 3. Cuerpo o Desarrollo 4. Conclusiones y /o Recomendaciones | Informe mediano,(6 a 20 páginas). 1. Cubierta 2. Portada 3. Carta de Envío 4. Índice o Contenido 5. Introducción 6. Cuerpo o Desarrollo 7. Conclusiones 8. Recomendaciones 9....