Manual de excel 2003

SCA OFFICE CENTER - CENTRO DE ALTO RENDIMIENTO EN MS OFFICE

Guía Rápida de Excel 2003
Nivel Avanzado
Elaborado por Wiston Narro Velásquez especialmente para HERMES

2009

[ESCRIBIR

LA DIRECCIÓN DE LA COMPAÑÍA]

GUÍA RÁPIDA DE MS EXCEL 2003
NIVEL: AVANZADO
Lección 1. Trabajar con múltiples fuentes de datos
I. ÁREAS DE TRABAJO
Excel 2003 permite crear áreas de trabajo quefaciliten el manejo de múltiples libros de trabajo a la vez. Un área de trabajo es un archivo de Excel que incluye el nombre y la ubicación de múltiples libros con la finalidad de facilitar su apertura. CREAR UN ÁREA DE TRABAJO Los pasos para crear un área de trabajo son:     Abrir todos los archivos que conformarán el área de trabajo Seleccione el menú Archivo Seleccione Guardar área de trabajo …Aparecerá el diálogo:

 

Escriba el nombre para el área de trabajo Seleccione Guardar

Elaborado por Wiston Narro para HERMES Transportes Blindados

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La extensión que tomará el archivo será .xlw En adelante, cuando desee abrir todos los libros en una sola operación sólo tendrá que abrir el área de trabajo. Si el archivo área de trabajo se elimina, los libros que forman partedel área de trabajo permanecen almacenados en disco, sin riesgo de eliminarse.

II.

AGRUPAR Y ESQUEMATIZAR DATOS
Los datos de un libro de trabajo pueden ser agrupados y desagrupados con la finalidad de facilitar la lectura de la información mediante esquemas. Las opciones para agrupar y esquematizar datos se encuentran en el comando Datos. Usted pueden determinar que sea Excel quienesquematice su cuadro de forma automática, para ello ubique el puntero dentro del cuadro y ejecute la secuencia de comandos: Datos / Agrupar y esquema / Autoesquema y listo. Para desactivar el esquema la secuencia de comandos es Datos / Agrupar y esquema / Borrar Esquema. También puede hacerlo usted mismo de forma manual, para ello seleccione las filas o columnas que desea agrupar y ejecute la secuenciaDatos / Agrupar y esquema / Agrupar…

III.

FORMATO CONDICIONAL
En algunos modelos en Excel se hace necesario que determinadas celdas modifiquen su formato basados en determinadas condiciones. Esta posibilidad las brinda Excel a través del comando Formato condicional del menú Formato. Su diálogo se muestra así:

Previamente debe haber seleccionado el rango de celdas que desea formatear. Encondición 1, configure la condición que debe cumplir la celda para que varíe su formato (puede hacer referencias a celdas o rangos) Mediante el botón Formato… puede asignar el formato de celda que Excel aplicará al rango seleccionado si y sólo sí se cumpla la condición establecida Use el botón Agregar >>, para añadir hasta dos condiciones más Elaborado por Wiston Narro para HERMES TransportesBlindados Página. 3

Use el botón Eliminar… para eliminar una o más condiciones del formato condicional. Puede apreciar el diálogo que se muestra a continuación:

IV.

CONSOLIDAR DATOS
En situaciones usted deseará trabajar con datos de varios libros de trabajo con la finalidad de poder compendiar la información contenida en ellos. ¿Qué es consolidar datos? Consolidar datos es el proceso decompendiar datos a partir de varios rangos en uno solo. Los datos pueden provenir de la misma hoja de cálculo, del mismo libro o de otros libros. Puede consolidar cuando los datos tengan una estructura idéntica (por posición). También puede consolidar cuando los datos sean similares pero estén ubicados en distintos lugares relativos o cuando los datos tengan un número de filas o columnas distintos encada categoría (por categoría). Los pasos para consolidar libros son los siguientes:   Abrir todos los libros que contienen los datos a consolidar y el libro en donde se almacenará la información consolidada. Estando en el libro en donde se desea el resultado, ubique el puntero de celda en la posición inicial a partir de la cual se consolidará la información (hacia abajo y hacia la derecha)....