Manual_Excel

Guía de utilización del Excel para el armado y
análisis de bases de datos.
Autora: Rosario Recalt

I. ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS
En la primer celda de la columna se coloca el nombre de cada una de las variables que fueron
definidas según el problema o la pregunta de investigación que se desea estudiar (V1; V2; V3….Vn).
En cada celda se coloca el valor (R11; R12; R21; R31….Rin); específico quecada variable tome para cada
unidad de investigación (sea ésta un paciente, un alumno, o cualquier otro encuestado) de la
población estudiada.
En las filas de la base de datos quedará organizada toda la información correspondiente a cada
unidad de investigación de la población estudiada (O1; O2;….Om). Cada fila corresponderá entonces a
un registro de la base.

La base de datos tendrá entoncestantos registros como unidad de investigación o individuos
encuestados haya en la población estudiada.

II. ARMADO DE UNA BASE DE DATOS EN EL PROGRAMA EXCEL
1. En la primera celda de la Columna del Excel escribir, en la Celda, el nombre de la variable que se
ubicará en cada una de las columnas de la base. Por lo tanto en la primera fila del Excel quedaran
nombradas todas las variables.
2. Serecomienda agregar una columna al inicio de la base de datos con el número de registro o
encuesta que le corresponda a cada unidad individual (O1, O2,..Om). Puede ser utilidad en el
caso de exportar la base.
3. Antes de ingresar los datos a la base hay que realizar la Validación de los Campos.

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III. VALIDACIÓN DE LOS CAMPOS DE LA BASE DE DATOS PARA EL CONDICIONAMIENTO AL INGRESO
DE LOS DATOS.
Lavalidación de los campos permite crear restricciones al ingreso de los datos, a fin de asegurar una
buena calidad de la base de datos que se está creando.
Pasos para la validación:
1. Seleccionar con el mouse (cruz blanca) todas las celdas de la variable o campo a validar; excepto
la celda que contiene el nombre de la variable. Por ejemplo, validemos las celdas de la variable
“Sexo”

2. En el listadosuperior de
órdenes del programa
Excel ir a:“Datos” y luego
seleccionar el botón
“Validación de datos”.

3. En la ventana de “Validación de datos”, elegir los criterios de validación apropiados a cada
variable. En el caso de las variables de tipo texto o alfanuméricas, como es el caso de la
variable “Sexo”, seleccionaremos el criterio “Lista” y escribiremos en el espacio “Origen” los
valores quepuede tomar esa variable (en nuestro ejemplo: Mujer; Varón; Sin información).

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Nótese que los valores deben estar separados entre sí con un punto y coma (;) o con una
coma (,), según esté configurada su computadora.

Una vez escritos todos los valores posibles que podría tomar
la variable en cuestión, hacemos un click en el botón
“Aceptar”.
El único cambio que divisaremos en la base de datos esuna
pestaña que aparecerá cuando posicionemos el mouse en
alguna de las celdas validadas. (ver imagen) Al desplegar
esta pestaña podremos seleccionar el valor que corresponde.
Estos pasos se realizan para cada una de las variables que se requiera validar.
Para las variables numéricas utilizaremos el criterio “Número entero” o “Decimal”, según
corresponda. Para las variables de fecha
utilizaremosel criterio con el mismo
nombre “Fecha”.
Por ejemplo, validemos ahora las celdas
de la variable EDAD. Consideremos que se
encuestó una población que abarcó a
personas de todas las edades. EL criterio
de validación que utilizaremos será por
ejemplo de 0 a 120 años.

INGRESO DE LOS DATOS EN LA BASE DE DATOS
Una vez finalizado el proceso de validación de las variables, se podrá proceder al ingreso delos datos.

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ANÁLISIS DE DATOS: TABLAS DINÁMICAS

Una vez creada la base de datos se puede procederse al análisis de los datos. Para ello suelen
realizarse tablas de resultados. Las tablas pueden ser univariadas (en general para realizar análisis
descriptivos de la población estudiada) o bivariadas (usadas para describir y analizar el
comportamiento de una variable en función de otra)....