Nociones basicas de oficina

Nociones básicas de oficina
Archivo
Es un sistema cuyo objetivo es conservar debidamente clasificada y ordenamente todo la documentación relacionada con las actividades de las personas, empresas, oficinas o instituciones públicas.
Finalidad del archivo
Tiene como finalidad:
1. Conservar ordenadamente los documentos.
2. Facilitar la localización de los documentos cuando se requieran.3. Proteger los documentos del deterioro y pérdida.
4. Servir de fuentes de información o elemto probatorio.
Equipos y materiales de oficina necesarios para archivar
Archivo verticales.
Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. Los títulos escritos en laspestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.
Archivo Horizontal o estanterías con anaqueles fijos: son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utilizan un tipoespecial de carpetas, las cuales tienen
Es el Conjunto de instrumentos métodos, técnicas y equipos que cada individuo, oficina, empresa debe optar según las necesidades particulares.
Sistema Alfabético
Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabeto.
Este sistema denominado de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombrede una persona, empresa o instituto.
Pasos para archivar alfabéticamente:
1) Inspeccionar: Se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.
2) Clasificación: Se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependerá de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, alReglas para Clasificar y ordenar alfabéticamente los nombres de los individuos
1) Transposición de nombres
Se invierten el nombre de la persona, colocando primero el apellido paterno, luego el materno, seguidamente el primer nombre y después el segundo nombre si lo tiene. Se separan los apellidos de los nombres a través de una coma.
Ejemplo:
Jose Manuel Lobo----- Lobo, José Manuel.2)Clasificación por unidades. Una vez realizada la trasnposición, determinar las unidades de archivo de que consta el nombre.
Ejemplo
Nombres | 1era Unidad | 2daUnidad | 3eraUnidad | 4taUnidad |
Elena Lucía Ruíz Torres | Ruíz | Torres | Elena | |

Este método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia.
Dentro de suscaracterísticas están:
1. El titulo de la correspondencia se denomina por la materia tratada en el documento,
2. Este método es útil cuando existe la necesidad de relacionar el expediente con alguna actividad en particular, con algún departamento o con un producto especifico.
3. Los asuntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.
Procedimiento para organizar un archivopor asunto
1) Con arreglo alfabético:
* De diccionario, se sigue rigurosamente el orden de las reglas del alfabeto.
* De enciclopedia, se
Este método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia.
Dentro de sus características están:
1. El titulo de la correspondencia se denomina por la materia tratada en eldocumento,
2. Este método es útil cuando existe la necesidad de relacionar el expediente con alguna actividad en particular, con algún departamento o con un producto especifico.
3. Los asusntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.
Procedimiento para organizar un archivo por asunto
1) Con arreglo alfabético:
* De diccionario, se sigue rigurosamente el orden...