Organización de eventos

Parte I: Organización de Eventos

Tipificación de eventos especiales:
• Aniversario:
1. Definición: es un evento destinado a conmemorar o a celebrar un acontecimiento. Se habla de conmemoración cuando se recuerda un hecho luctuoso. Por el contrario, se celebra un aniversario cuando se recuerda un hecho que produce satisfacción.
2. Justificación: las organizaciones utilizan esta técnicapara conmemorar la fecha de su creación, con el objeto de mejorar su imagen y de identificar a los públicos internos con sus objetivos y metas.
3. Objetivo: proyectar la imagen de una organización o de un personaje histórico. El objetivo del evento debe tomar en cuenta los intereses de la organización y de las personas que asistirán.
4. Tiempo: para la celebración del aniversario se debeseleccionar la fecha propiamente dicha. Según el caso, el aniversario puede durar uno o varios días.
5. Público: público en general y la comunidad de la empresa. Es necesario precisar el número de invitados, pues ello incidirá directamente en el presupuesto. El ambiente es formal y la participación muy limitada.
6. Desarrollo: hay que tomar en cuenta el transporte y el fácil acceso a la sede del evento.Un comité de recepción da la bienvenida a los invitados, registra a los más importantes en el libro VIP y les proporciona programas. En caso de que se incluya una visita a las instalaciones, se escogerá la ruta orientada hacia el interés del visitante y se proveerá la información en desplegables, planos o cualquier otro material de apoyo. Los guías para las visitas deben entrenarse eidentificarse. A los invitados se les debe ofrecer refrigerios durante los intermedios o al finalizar la visita a la sede. Se puede prever la entrega de souvenirs, preferiblemente relacionados con la misión de la organización. El comité organizador proporciona información a los medios, de 15 a 30 días previos al evento. Asimismo, debe darse todo tipo de apoyo a la prensa para que efectúen entrevistas apersonalidades invitadas y directivos, durante el evento. Después del evento, se envía un folleto de recuerdo y material descriptivo. Se remite cartas de agradecimiento a la prensa. De igual forma, se realiza un sondeo de opinión entre las personas asistentes. Cada aniversario se adapta a la cultura de cada organización.
7. Material de apoyo: invitaciones, programas, folletos y souvenirs para todos.• Asamblea:
1. Definición: es un evento formal, de naturaleza jurídica que requiere quórum y en el cual sólo pueden participar los que tienen un derecho adquirido para asistir.
2. Justificación: se realiza para resolver problemas que afectan a los miembros de una organización. También se usa para atender requerimientos de orden estatutario.
3. Objetivo: atender los puntos previstos en laagenda previamente preparada por la Secretaria de la Asamblea.
4. Tiempo: su duración promedio es de 4 Hs.
5. Público: los miembros, la mesa directiva, los organizadores, los invitados especiales, los expositores y, cuando se requiere los representantes de los medio. El ambiente es formal, privado, participativo y deliberativo.
6. Desarrollo: se establece un reglamento de debates. Su organizaciónnecesita un salón para plenarias, con una superficie directamente relacionada con el número de participantes. Debe efectuarse una evaluación, enviar el informe final a los miembros y publicar las conclusiones en algún medio idóneo.
7. Material de apoyo: debe repartirse el programa, las ponencias, los discursos y el material promocional que se produzca durante el evento.

• Banquete:
1.Definición: cena formal en la que se exige traje oscuro a los caballeros y traje de noche a las damas.
2. Justificación: los costos son cubiertos por los comensales, a menos que exista una organización que patrocine esta actividad. En general, se acostumbra unas palabras del invitado principal.
3. Objetivo: homenajear a los VIP.
4. Tiempo: se acostumbra una hora para el aperitivo y dos horas...