plan de trabajo archivistico



PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO































SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
GESTION DOCUMENTAL
BOGOTA
2013
PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO




















ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS













SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
GESTION DOCUMENTAL
BOGOTA
2013


TABLA DE CONTENIDOIntroducción 4
Objetivos 5
Etapas del proyecto 6
Primera etapa: Análisis del fondo acumulado 6
Segunda etapa: Compilación de la información 6
Tercera etapa: Elaboración del inventario en su estado natural 6
Cuarta etapa: Preparación de los documentos 6
pasos para la organización documental 6
1 paso: Clasificación Documental 6
2paso: Identificación de Documentos de Apoyo  6
3 paso: Ordenación Documental 6
Sistemas de Ordenación 7
4 paso: Selección Documental y Retiro de material metálico
(Depuración) 7
5 paso: Foliación 7
6 paso: identificación y rotulación de unidades de conservación 7
7 paso: organización de los archivos de gestión según las TRD. 7
VALORACION 8
Glosario9
Anexo 1: organigramas SENA
Anexo 2: formula estadística


















INTRODUCCIÓN



En la institución del SENA de álamos ubicado en la Carrera 89ª No. 64C-33 es necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales harán parte de la memoria institucional .Una parte fundamental del sistema de información de esta entidad, es el sistema deinformación documental encargado de administrar todas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales y es de vital importancia velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de archivo, así como de su organización y conservación y la prestación delos servicios archivísticos.OBJETIVOS



GENERAL

Ejecutar un plan de trabajo archivístico integral para la adecuada organización de un fondo acumulado de acuerdo a lo estipulado en la ley 594 del 2000, acuerdo 02 del 2004, por el cual se establecen los lineamientos para la organización de fondos acumulados.


ESPECIFICOS


1. Ejecutar un criterio de organización que facilite labúsqueda de los documentos generados en fechas anteriores y actuales.
2. Reconocer los valores que tienen cada uno de los documentos encontrados en el fondo acumulado.
3. Brindar adecuada conservación a los documentos allí encontrados asegurando la durabilidad de información e historia de los mismos.

























PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL 6 DENOVIEMBRE DE 2013


ETAPAS DEL PROYECTO
Primera etapa: Análisis del fondo acumulado: Lo primero que se va hacer es diligenciar el formato de diagnóstico de fondos acumulados para determinar en qué condiciones se encuentran la documentación.

Resumen De Diagnóstico

Al momento de realizar el diagnostico previo del fondo acumulado del SENA Álamos, se evidencia que este no cumple con lasnormas de archivística nacional, pues se encuentra con una previa clasificación, pero carece de ordenamiento consecutivo cronológico, y es notable como para iniciar el proceso archivístico. Es necesario tomar decisiones que conlleven a la mejor forma de conservación de cada uno de los documentos. La documentación contenida en este fondo se encuentra altamente expuesta a factores externos dealteración, ya sean biológicos, de desastres, medioambientales o antropogénicos, pues la mayoría de los documentos se encuentran en A-Z y cajas que no cumplen con ninguna norma archivística .Por otro lado, mucha de la documentación se encuentra deteriorada por las malas condiciones en las que se almacenaron desde su origen. Las unidades de conservación son escasas ya que solo una parte de los...