Redaccion administrativa

TIPOS DE REDACCION ADMINISTRATIVA

EL OFICIO

1. ETIMOLOGÍA: Deriva del latín offícium (función, cargo, magistratura)
2. CONCEPTO: Este documento es una comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolar; utilizado por las autoridades y funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la másalta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el representante legal de la institución.
3. FUNCIÓN: Comunica dispositivos u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e informa. Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitaciones, colaboración, trascripción, agradecimiento, etc.
Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de unafinalidad cultural, deportiva, artística, profesional, política o social.

4. USOS: Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades públicas, particulares y sociales, ministerios, cooperativas, etc. permite un enlace externo horizontal, es decir de institución a institución. El oficio no pude ser usado a nivel de persona natural. Los oficios son cursados, y por lo tantorubricados, por personas que poseen cargo jerárquico o que son miembros de una directiva.
5. PARTES
(l) Membrete (en caso exista)

1) Lugar y Fecha: Se indica localidad, día, mes y año. Ejemplo; Arequipa, 12 de Enero del 200...
2) Numeración: Debe contener los tres datos: orden correlativo, siglas de la oficina de procedencia y el año de la expedición. Ejemplo:Oficio'N°024/AS-ME/03, Oficio N°036-DB-03
(3)Destinatario: En cuatro líneas o más se coloca el nombre completo, el cargo y lugar

Señor Doctor

Lula León Luna,

Director General de Administración,

Presente.-

(4) Asunto: Es la síntesis del cuerpo.

(5)Referencia ; Este elemento se utiliza solamente cuando se requiere mencionar la numeracion de un documentorecibido anteriormente y al cual se alude o se va a responder. También sirve para mencionar un decreto, resolución, directiva, convenio, etc. en que va ha basar el mensaje a transmitir. Se escribe debajo del Asunto.

6) Cuerpo o contenido: Parte esencial en la que se da a conocer todo el mensaje de la comunicación.

7) Despedida

8) Firma y Postfirma

9) Iníciales10) Anexo: Sirve para señalar toda la documentaron que se adjunta al oficio (programa, revista, tarjeta, etc.)

11) Distribución: este elemento es el más necesario de los oficios múltiples y en las transcripciones, que en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas y / o dependencias destinadas.

ROTULACION DE SOBRES

Es muy importantesaber colocar y centrar el nombre del destinatario en el sobre de un oficio y de una carta veamos algunos casos del OFICIO:

Observamos en ellos la presencia del membrete evita colocar el nombre y dirección del remitente, como ocurre en las cartas familiares.

En el reverso del sobre, no debe escribirse ningún dato, DE LAS CARTAS.

EL MEMORANDO

Comunicación escrita quedescribe en forma breve recordatorios, utilizan para destacar lo que merece ser tenido en cuenta, hacer citaciones, recapitulan hechos o razones importantes, o bien para dar indicaciones.

Documento usado entre las dependencias de una institución para informar un asunto breve que en la mayoría de los casos no requiere contestación, para pedir información, llamada de atención, para acompañar documentos.Clases

1. Memorando simple: es cuando va dirigido a un solo destinatario

2. Memorando multiple: es el que tiene mas de un destinatario. Se trata del mismo texto con igual numeración

Partes

Las partes de un memorando son las siguientes:

(1)Numeración: es la primera parte en la que se especifica lo siguiente: La palabra MEMORANDO con mayusculas, seguida por el numero de...