Reglas para archivar

Páginas: 3 (584 palabras) Publicado: 6 de junio de 2013
Reglas Básicas para Archivar
Archivo: Sistema ordenador de documentos, con la finalidad de: Ubicarlos prontamente en caso de ser necesario, Protegerlos del deterioro y que sirva de guía en unfuturo permanente.

Archivar: Proceso de clasificar y arreglar los documentos de manera que puedan mantenerse en lugar seguro y obtenerse rápidamente cuando se necesiten.
Almacenar: Colocar documentosen un archivo
Archivador: Mueble o equipo para archivar
Archivero: Persona encargada de los archivos
Clasificar: Proceso para determinar nombres, asunto, título bajo  cual se desea archivar undocumento.
Elementos del Proceso de archivar
-Mueble o archivador: Es un mobiliario necesario para archivar, allí se almacenarán todos los documentos. Este mueble puede ser de madera o hierro, congavetas de 3 hasta 5 niveles. En estas gavetas hay mecanismos para colocar los Colgantes con sus carpetas y documentos.
-Tarjetero o Fichero: es parecida a un mueble, pero más pequeña. Contiene fichas conun resumen de todo lo archivado para facilitar la ubicación del mismo.
-Tarjetas: son piezas de cartulina en forma rectangular, destinado a contener el registro de diversa índole.
-Ganchossujetadores: Son ganchos d metal que sujetan firmemente los documentos a las carpetas.
-Carpeta Individual: Es la que se usa para archivar documentos relacionados con un solo nombre o asunto
-Carpeta desalida o fuera: Es la que sustituye a la original mientras ésta esté fuera del archivo
-Carpeta transportadora: Es la que se utiliza para trasladar los documentos de un sitio a otro
-Guía o Pestaña: Eslo que sobresale de los bordes superiores de las guías o de las carpetas
-Rótulos: Títulos que aparecen impreso o escrito en la pestaña superior de la guía.
-Marbete: identificador de cada gaveta.Aquí se coloca el contenido de dicha gaveta.
Tipos de Archivo:
-Archivo Activo: Es el archivo que se encuentra en utilización actual.
-Archivo Muerto: Es el archivo que se encuentra almacenando...
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