Sistema Y Proceso De Control

SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL

La función administrativa de control es la medición y la corrección del desempeño en las actividades de los subordinados para asegurarse de que todos los niveles de objetivos y los planes diseñados para alcanzarlos se están llevando a cabo. La responsabilidad primordial del ejercicio del control recae en todo administrador que tiene a su cargo la ejecución deplanes. La planeación en administración busca programas consistentes, integrados y articulados, en tanto que “el control administrativo busca que los sucesos se ajusten a los planes.

DOS PRERREQUISITOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

LOS CONTROLES REQUIEREN PLANES
Para poder utilizar una técnica de control o para poder diseñar un sistema, los controles deben basarse en planes, y conforme más claros,completos e integrados sean éstos, más efectivos serán los controles. No hay forma en que los administradores puedan determinar si su unidad de organización está logrando lo que se desea y espera si no conoce primero qué es lo que se espera.
Los controles son el reverso de la planeación. Primero planean; los planes se convierten en los estándares que permiten medir las acciones deseadas. Resultainútil intentar diseñar controles sin tomar en consideración antes que nada los planes y la forma en que se elaboran. Los presupuestos como un tipo de planes. Considerar los presupuestos sólo como una forma de control tiende a restarles importancia y a volverlos infectivos.

LOS CONTROLESREQUIEREN UNA ESTRUCTURA CLARA DE ORGANIZACIÓN
Puesto que el propósito del control es medir actividades yemprender acciones para asegurar que se logran los planes, se debe saber también en qué parte de la empresa recae la responsabilidad por las desviaciones de los planes y por la iniciación de acciones para corregirlas. El control de las actividades opera a través de personas. Un prerrequisito importante del control es la existencia de una estructura de organización, al igual que en el caso de losplanes, conforme más clara, completa e integrada sea la estructura, más efectivas pueden serlas acciones de control.

EL PROCESO BÁSICO DE CONTROL

El proceso básico de control implica tres etapas:
1.- Establecimiento de estándares.
2.- Medición del desempeño en comparación con esos estándares.
3.- Corrección de desviaciones respecto a estándares y planes.ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
Los estándares son criterios de desempeño.
Los estándares pueden ser de muchas clases. Entre los mejores se encuentran metas u objetivos verificables, ya sea en términos cuantitativos o cualitativos, y que se fijan con regularidad en sistemas de APO bien operados. Estos estándares decantidades de productos, unidades de servicio, horas de trabajo, velocidad, o volumen de rechazos, o pueden expresarse en términos monetarios, tal como volumen de ventas, costos, gastos de capital o utilidades. También pueden expresarse en términos cualitativos verificables, o de cualquiera otra manera que pueda proporcionar una indicación clara del desempeño.

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO
La segundaetapa del control es medir, o evaluar el desempeño en comparación con los estándares. El administrador alerta, que observa hacia adelante, puede en algunas ocasiones pronosticar desviaciones probables respecto a los estándares. En ausencia de esa habilidad es necesario identificar las desviaciones tan pronto como sea posible.
Cuando los administradores de todos los niveles elaboran objetivosverificables, planteados en términos cuantitativos o cualitativos, esos objetivos pueden convertirse en estándares que permiten la medición del desempeño de todos los puestos de la jerarquía de organización.

CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES
El proceso de control no está completo hasta que se emprenden acciones para corregir las desviaciones. Si los estándares se elaboran para reflejar la...