Sistemas de Archivo
















PLANTEL SAN LUIS POTOSI







NOMBRE DE LA MATERIA: SISTEMAS DE ARCHIVOS

NOMBRE DEL MAESTRO: LAE ROSA ALICIA VILLEGAS MEDELLÍN

NOMBRE DEL ALUMNO:

GRUPO:
-307 ASIT


SAN LUIS POTOSI S.L.P.


25 DE AGOSTO DE 2014


Sistemas de archivos
¿Qué son los sistemas de archivos?
Es unsistema que almacena y ordena los archivos variados en una oficina para su posterior búsqueda esto permite tener documentos o archivos organizados para utilidades en el futuro.

El archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas:
1) Almacenar la documentación.
2) Recuperar de inmediato los documentos almacenados.
Otras funciones de los archivos son:
1) Reunir los documentos de laempresa.
2) Proposición de documentos.

Funciones de los archivos.
a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
Un sistema de archivos son los métodos y estructuras de datosque un sistema operativo utiliza para seguir la pista de los archivos de un disco o partición; es decir, es la manera en la que se organizan los archivos en el disco.

Características generales de los archivos
1. Nombre y extensión: Cada archivo se identifica por un nombre (que debería indicar su contenido) y por una extensión que suele identificar el tipo de archivo.
2. El nombre de losarchivos permite normalmente hasta 256 caracteres, mientras que la extensión consta de 3 ó 4 caracteres.
3. Los archivos tiene un tamaño que se mide en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes, … y que depende de la cantidad de datos que contenga.
4. Los archivos pueden contener diferentes tipos de información: archivos de texto, de imagen, de audio, de vídeo, etc.
5. Los archivos se organizan encarpetas (directorios) y carpetas (subdirectorios) de forma jerárquica.
6. No puede haber 2 archivos con el mismo nombre (y extensión) en la misma carpeta.
7. Otra forma de manipular archivos y carpetas es a través de su menú contextual, obtenido pulsando con el botón derecho del ratón sobre el archivo o carpeta.




Tipos de archivos en una empresa
a) Por el tamaño de la empresa:
•Pequeña empresa.
• Mediana empresa.
• Gran empresa.
b) Dependiendo del tipo de actividad:
• Empresa de transportes.
• Empresa de automóviles.
• Empresa de alimentación.
Etc.
c) Por su expansión territorial:
• Locales.
• Nacionales.
• Europeos.
• Internacionales.
d) Por su actividad comercial:
• Local.
• Regional.
• Nacional.
• Internacional.
e) Por la Edad de losDocumentos:
• Administrativos.
• Intermedios.
• Es muy difícil y raro que haya archivos históricos.
Los archivos de empresa presentan muchas dificultades debido a:
a) Falta de legislación.
b) Baja rentabilidad de la empresa, que no los considera prioritarios.
c) Concepto de información de la empresa.
d) Política de conservación de la empresa.
Importancia de los archivos en la empresaLos archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión de la entidad, son muy importantes en la administración ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo una mejor organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos,procesos que reflejan la mejor imagen de laempresa. Por ello, es necesario procurar una racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos y trámites administrativos,lo mismo que la normalización de formatos necesarios para la producción documental, asimismo, se requiere normalizar la utilización de materiales y papelería tendientes a preservar el medio ambiente.Ayuda mucho también el buen manejo de los...