Tecnicas De Archivo

Capitulo III

Manejo de la Correspondencia
Y
Conformación
de Expedientes.

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES.
La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organización de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización yseguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.
La cantidad de correspondencia enviada y recibida varía de acuerdo con el tamaño de la empresa y la clase de sus negocios. Sin embargo, en todas las empresas es importante que la correspondencia, yotros documentos, se manejan de tal manera que puedan ser consultados rápidamente.
DEFINICIÓN DE CORRESPONDENCIA.
Puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna.
Correspondencia recibida: Es la que llega de empresas externas.
Correspondencia enviada: Es aquella que se remite a individuos ó compañías externas.
Correspondencia externa (interdepartamental): Es laque incluye correspondencia entre departamentos de la misma empresa.
ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.
¿En que forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiere el negocio. Sin embargo, un agente de compras, estará interesado en los artículos que compra. Es probable que emplee un sistema por asunto. Los títulos seránlos nombres de los productos.
RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.
En las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas a los ejecutivos se entregan y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellossobres marcados con “confidencial” o “personal”.

En lo que se refiere a la correspondencia, las asistentes o secretarias deben:
* Sellarla y registrarla.
* Leerla y verificar que sea para la oficina.
* Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender su jefe.
* Contestar y mecanografiar la que nosotros atendemos.
* Sintetizar la información de la otra.
*Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen.
* Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
* Mecanografiarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a firma.
* Separar y repartir las copias en “pendientes”, para su seguimiento.
* Elaborar un acuse de recibo, si es necesario.
* Archivar la copia.
Las cartas que no están dirigidas a personas odepartamentos específicos deben ser abiertas por el departamento receptor de correspondencia. La persona que abrá el correo, debe revisar en primer lugar que haya dirección del remitente.
Debe engraparse a la correspondencia si no existe, debe también marcar en él la fecha y la hora en que fue recibida, proporcionar un control interno de la correspondencia. Para un gran volumen de correo, se utilizanmaquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas pequeñas se utiliza el sello fechador manual.
Después de que una asistente ejecutiva o secretaria recibe una carta con el sello de la fecha, procede a:
1. Registrarla.
2. Colocarla en su bandeja de entrada.
3. Transferirla a su jefe, para que este la lea, y pueda dictar una respuesta.
4. Archivar eldocumento.

Se abre la correspondencia.

Las copias al carbón de cartas enviadas y documentos internos no requieren las iniciales de autorización para ser archivadas. La secretaria engrapa las copias de la respuesta al original si ella se ocupa de los archivos, coloca su correspondencia en su carpeta rotulada “para archivar” si los maneja especialistas ella pone la correspondencia en su charola...