Vocabulario archivistico

MAYO 26 DE 2010

ACTIVIDAD 4 PRIMERA SEMANA

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. DOCUMENTACION: Es la recolección, almacenamiento, clasificación, selección, difusión y actualización de todos los tipos de información.

2. DOCUMENTO: Registro de la información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo,fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico.

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas.

4. FACSIMIL: Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.
Es una copia oreducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor.

5. FLUJOGRAMA: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso empresarial.

6. GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades y técnicas, tendientes a la planeación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta sudestino final con el fin de facilitar su utilización y conservación.

7. RADICACION: Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.

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8. FOLIO: Es una hoja de papel en la cual se planteandiferentes documentos relacionados con la empresa.

9. ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere sus forma y soporte material producidos o recibidos por personas físicas o moral, organismos públicos o privados en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competentes en razónde su valor competentes.

10. SERIE: Conjunto de unidades documentales, de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ej: historias laborales, contratos, actas, etc.

11. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa con diagramación, formato ycontenido administrativos que sirven como elementos para clasificarla, descubrirla y asignarle categoría diplomática.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

CASILLEROS: Muebles con varias divisiones, para tener clasificados papeles u otros documentos.

CLASIFICACION: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular-con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones

CONSERVACIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.


CRONOLOGICO Listado consecutivo de fechas

EPISTOLAR: Carta o misiva que se escribe a una persona.

ESTRUCTURAFUNCIONAL: Es la que determina la existencia de diversos supervisores cada cual especializado en diferentes áreas. Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos, lo cual permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función. La especialización en todos los niveles, permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo responde ante “expertos” en su...