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1. GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Nombres: AMILDE ESTHER BERMUDEZFecha: 14 de Agosto de 2011Actividad: Semana 1Tema: Generalidades de la Administración Documental
2. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTALEl primer paso en cada una de las Dependencias para la organizacióndelarchivo, es dividir la documentación en tres grandes grupos, y éstos a su vez,en Subgrupos.2. OJETIVOS DE LA ADMIISTRTACIO DOCUMETALEs un sistema manual de apoyo a la organización y tiene como objetivos: 1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan. 2. Proporcionar información acertada y rápida de los documentos que tramitan. 3. Realizar elcontrol de los documentos que se crean, procesan y archivan.  Recepción y Orientación.  Registro y Distribución.  Archivo.
3. 2. ENSAYO Papel del Administrador documental CRITERIOS PARA MATRÍCULAS Y ASIGNACIÓN DE CUPOSEl proceso de matrícula y de asignación de cupos deberá contemplar criteriosque permitan y favorezcan la continuidad de los estudiantes en el sistema, demanera que se les faciliteel flujo por los grados hasta culminar el cicloeducativo. La reorganización institucional que se impulsó en años recientesbuscó estructurar la oferta educativa en cada establecimiento con este fin:escuelas o colegios que sólo ofrecían primaria o secundaria debieronintegrarse para facilitar la continuidad de los estudiantes. Debido a que laboro en una Institución Educativa, me doy cuentacuandollego cada mañana de las interminables filas de padres de familia con el fin deconseguir un cupo en el colegio y así matricular cada uno de sus hijos. Al comenzar el año escolar, es un trabajo arduo cada día durante los tresprimeros meses con todo lo relacionado al proceso de matricula a fin de darlela oportunidad a cada alumno de empezar su nuevo año educativo.De esta manera empieza el día de labordel administrador documental y susecretaria con el señor rector a la cabeza, a fin de darle la oportunidad a cadaniño de conseguir su matrícula para el año electivo.Cada padre de familia lleva consigo la carpeta con el color correspondiente alaño escolar que cursará su hijo, con todos sus documentos en regla; Laliberación del SIMAT para los alumnos que vienen de otras instituciones, es unrequisitoindispensable y que el administrador tiene en cuenta por qué nopuede faltar en la carpeta del alumno, puesto que con este requisito elMinisterio de Educación controla la cantidad de estudiantes matriculados encada Institución Educativa.Es en esta perspectiva en la que el Ministerio de Educación ha venidocapacitando a los responsables de coordinar el proceso en cada una de lasSecretarías, en lasmetodologías y procedimientos para organizar la oferta de
4. cupos, como también en los criterios para desarrollar el proceso de matrícula,tanto para el calendario A como para el B. Asimismo, la cobertura educativa,las estrategias para aumentarla y las fases del proceso de matrículaconstituyeron el tema centralAsegurar el día en que inician las clases, la concurrencia de todos los factoresque comolos docentes, aulas y dotación posibilitan la adecuada atención a losestudiantes, implica un ejercicio de planeación sistemático, que logre identificarpara cada etapa del proceso las necesidades de información y de recursos, lasactividades, los procedimientos, responsables, el cronograma y los resultadosesperados.
5. 3. Como Auxiliar Administrativo en las oficinas de una Institución Educativa,enmis fusiones esta:  Revisar y verificar que los documentos estén en regla.  Llenar la ficha de matrícula de cada alumno.  Sistematizar los datos del alumno.  Tramitar y enviar documentación  Dar información  Elaborar documentos que soliciten, el señor Rector, alumnos, padres de familias y público en general.  Elaborar documentación interna.  Tramitar todo lo relacionado con calificaciones...