446375580 Cuentas Por Cobrar

Procedimiento:

"CUENTAS POR COBRAR”



OBJETIVO DEL MANUAL



Establecer los lineamientos metodológicos para el manejo de las Cuentas por Cobrar de la Universidad Simón Bolívar. Este constituye un instrumento idóneo para suministrar información de los procedimientos involucrados en el registro y control de dichas cuentas, generadas porlas distintas Unidades que conforman la Institución y centralizando su cobro en la Sección de Cuentas por Cobrar.




UNIDADES QUE INTERVIENEN



- Vicerrectorado Administrativo

- Unidades Responsables del Ingreso.

- Dirección de Finanzas.

 Departamento de Tesorería. Sección de Caja.

 Sección de Cuentas por Cobrar.

 Archivo Central.

-Asesoría Jurídica.

- Departamento de Teléfonos.





DOCUMENTOS UTILIZADOS



- Relación de Cobros.

- Facturas.

- Contratos o Convenios.

Procedimiento:

"CUENTAS POR COBRAR”



- Ticket de Caja.

- Estados de Cuentas de Teléfonos.

- Relación de Pagos de Teléfonos.

- Informe de Gestión de Cobro.





FORMULARIOS UTILIZADOS



-Cronograma de Cobros Forma 405-06.

- Hoja de Gestión de Cobro Forma 405-11.





REPORTES GENERADOS



- Reporte “Diario de Cobros”.

Procedimiento:

"CUENTAS POR COBRAR”



NORMAS



1. Se entiende por Cuentas por Cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la institución, a travésde sus Unidades Administrativas, por la prestación de un servicio, arrendamiento, suministro o venta de material.


2. Es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar realizar el “Cronograma de Cobros”, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de los documentos que generan la misma.


3. El Administrador de Cuentas porCobrar mantendrá actualizado el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar.


4. El Administrador de Cuentas por Cobrar indicará al deudor que los pagos deben enterarse en la Caja Principal de la Universidad Simón Bolívar.


5. Todo pago realizado a través de depósito bancario deberá ser cancelado en efectivo y a nombre de la Universidad Simón Bolívar.


6. LasCuentas por Cobrar vencidas se mantendrán en la Sección de Cuentas por Cobrar por noventa (90) días, después de este lapso y previa verificación de su imposibilidad de cobro por parte de la Sección, será enviada a Asesoría Jurídica, quien procederá de acuerdo al caso.

Procedimiento:

"CUENTAS POR COBRAR”



7. El Administrador de Cuentas por Cobrar seráresponsable de emitir mensualmente: Estados de Cuentas detallados de las Cuentas por Cobrar y enviarlos a las Unidades Responsables del Ingreso y el resumen conciliado de las Cuentas por Cobrar al Departamento de Tesorería.


8. El Administrador de Cuentas por Cobrar deberá suministrarle mensualmente al Departamento de Contabilidad la situación de los deudores dela Universidad para su respectiva conciliación.


9. En los casos de pagos de teléfonos, es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar generar un listado de los deudores con antigüedad mayor a treinta (30) días luego de la fecha de pago y remitirlos al Jefe del Departamento de Tesorería para su aprobación y copia al Departamento de Teléfonos.10. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por parte de las Unidades Involucradas.


11. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento, asignar a la persona encargada de realizar el Control...