Access

QUÉ ES ACCESS?

Podemos definir Access como una herramienta para la administración de bases de datos relacionales.

En su forma más simple, una base de datos es una colección de datos relacionados a un tema particular, una lista de datos. Cuando se efectúa una lista de direcciones, nombres, productos, se está generando una base de datos. De hecho, no es necesario usar un programa de bases dedatos para crear una: se podría estar haciendo una lista como la que acabamos de mencionar usando Excel, Word o (incluso) el Bloc de notas.

Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personales o en pequeñas organizaciones. Es un componente de lasuite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular los datos enforma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Sin embargo, un programa de administración de bases de datos, es mucho más potente que la lista realizada en un documento de Word, pues permite: Almacenar datos: una base de datos almacena datos relacionados con un asunto o propósitoparticular (por ejemplo, una lista de recetas o los clientes de una empresa); también facilita las tareas de agregar, actualizar, organizar y eliminar datos.

Buscar datos: puede ubicarse un dato fácil y rápidamente. Por ejemplo, buscar los clientes de apellido "Gómez" que residan en la localidad cuyo código postal es 1200.

Analizar e imprimir información: se pueden realizar cálculos conlos datos almacenados en la base de datos; por ejemplo, calcular qué porcentaje de las ventas totales fue realizado en la provincia de Chubut.

Manejar datos: una base de datos permite manejar con relativa facilidad grandes volúmenes de datos, por ejemplo cambiar el encargado de ventas de todos los clientes de una zona.

Compartir datos: la mayoría de los programas de bases de datos permiten quemás de un usuario acceda simultáneamente a los mismos datos; los denominaremos bases de datos multi-usuario. Los datos se ingresan una sola vez, de una forma determinada y luego pueden manipularse para extraer la información ordenada y seleccionada por múltiples criterios. Generalmente, las bases de datos consisten de varios elementos; una base de datos Access puede contener seis tipos diferentesde objetos. Algunos se utilizarán siempre (como las tablas), otros rara vez (como los módulos).

Tablas: Las tablas almacenan los datos de la base de datos en filas (registros) y columnas (campos). Por ejemplo, una tabla podría contener los datos de los clientes y otra podría contener los pedidos realizados por esos clientes. Toda base de datos debe contener por lo menos una tabla dondealmacenar información; todos los demás tipos de objeto son opcionales.

Consultas: Las consultas son solicitudes de determinados datos, como si fueran preguntas que se van formulado a la base de datos. Por ejemplo, ver los clientes que residen en Santa Fe.

Formularios: Tal como los formularios en papel, donde existen lugares preparados para cada dato, un formulario es una pantalla que permite verlos resultados de una consulta o ingresar los datos con que se trabajará.

Informes: Permiten imprimir los datos de una base de datos o los resultados de una consulta

Macros: Las macros ayudan a realizar tareas rutinarias, automatizándolas en un solo comando. Por ejemplo, podría construirse una macro que automáticamente abra e imprima un informe.

Módulos: Como las macros, los módulos...