Access

Procedimientos para elaborar Consultas e Informes en ACCESS

Procedimientos para elaborar Consultas e Informes en ACCESS
Introducción
Puede usar criterios en una consulta en Microsoft Office Access 2007 para limitar el conjunto de registros que la consulta va a devolver. Consideremos el siguiente caso.
Supongamos que tiene una consulta denominada Último pedido, que devuelve los nombres ydirecciones de sus clientes junto con la fecha en la que envió su último pedido. Acaba de agregar algunos productos nuevos e interesantes al inventario y al catálogo. Cada vez que envía un pedido, incluye una copia del actual catálogo. Prevé que los nuevos productos van a tener mucho éxito y desea asegurarse de que todos los clientes los conocen. Desea enviar un nuevo catálogo a todos los clientesque aún no lo hayan recibido junto con un pedido.
Por este motivo, desea crear una lista de correo con los nombres y direcciones de los clientes cuyo último pedido se envió antes de publicarse el nuevo catálogo. Para ello, aplica un criterio al campo de fecha de envío de la consulta Último pedido. El criterio especifica que la fecha que figura en ese campo debe ser anterior a la fecha en la que seinició la distribución del nuevo catálogo, por ejemplo, 31/3/2006. Cuando ejecute la consulta, obtendrá una lista de correo que contenga únicamente los clientes que no han recibido el nuevo catálogo.
Pero, ¿qué sucede si vuelve a producirse esta situación? Podría modificar el diseño de la consulta cambiando el valor especificado por el criterio pero, ¿no sería genial si la consulta pudierasolicitar una fecha y usar esa fecha para decidir qué clientes se van a incluir en la lista de correo? Para ello, deberá usar un tipo especial de criterio denominado parámetro.
Los parámetros también se pueden usar con los informes. Esto permite a los usuarios pasar al informe criterios cuando lo ejecutan. En este artículo, se muestra cómo usar Office Access 2007 para crear informes que aceptenparámetros.
Puede que los cuadros de diálogo proporcionados por una consulta de parámetros sean insuficientes para sus objetivos. En esos casos, puede crear un formulario que se ajuste mejor a sus necesidades de recopilación de parámetros. En este artículo se muestra cómo crear un formulario que recopile parámetros de informe.
En este artículo se supone que está familiarizado con la creación deconsultas e informes. Al menos deberá saber cómo crear una consulta de selección antes de continuar.
Para obtener más información sobre la creación de una consulta de selección o un informe, vea los artículos Crear una consulta de selección sencilla y Crear un informe sencillo.
Este artículo incluye ejemplos de cómo usar parámetros en las consultas y los informes. Sin embargo, no incluye una referenciaexhaustiva para especificar criterios.
Para obtener más información sobre cómo especificar criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.
Usar parámetros en consultas
Crear una consulta de parámetros es tan fácil como crear una consulta que usa criterios. Puede diseñar una consulta de modo que pida un solo dato, como un número de pieza, o varios datos, como dos fechas. Por cadaparámetro, una consulta de parámetros muestra un cuadro de diálogo independiente en el que se solicita un valor para ese parámetro.
Crear una consulta de parámetros
1. Cree una consulta de selección y, a continuación, abra la consulta en la vista Diseño.
2. En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre corchetes el texto que debe aparecer en el cuadro dediálogo del parámetro; por ejemplo:
[País o región de origen:]
Cuando ejecute la consulta de parámetros, el parámetro aparecerá sin corchetes en un cuadro de diálogo.
3. Repita el paso 2 por cada parámetro que la consulta debe recopilar y aplicar.
Puede seguir los pasos anteriores para crear una consulta de parámetros a partir de cualquiera de los siguientes tipos de consulta:
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