Acciones Para Prevenir Riesgos

ACCIONES PARA PREVENIR LOS RIESGOS O MITIGAR LOS IMPACTOS

OBJETIVOS

RIESGO POTENCIAL

ACCION PARA PREVENIR RIESGO
1. Definir un responsable de la custodia y manejo de inventarios

- Discrecionalidad en el cumplimiento de
funciones

2. Definir el número y tipos de obligaciones que dicha persona debe cumplir
3. Elaborar un manual de procedimientos para el manejo y control deinventarios
4. Elaborar un horario de acciones a cumplir por día y con tiempos de cumplimiento

Instructivos y politicas sobre: recepción,
inspección(control físico), almacenamiento
(custodia), distribución (uso y destino), de los
inventarios

1. Elaborar una formato que justifique el uso y destino de los inventarios conjuntamente con las firmas de responsabilidad necesarias
2. Establecer ydefinir políticas que permitan generar control sobre estos componentes
- Ausencia de elementos de responsabilidad
3. Progromar tomas fisicas mensuales con el propósito de asegurar el control adecuado de los inventarios y su responsabilidad
4. Sancionar el incumplimiento de cualesquier anomalía en la custodia y responsalidad de los inventarios
1. El responsable elaborar la proforma de los insumos aser adquiridos
2. El responsable de compras remitira un comunicado al jefe inmediato justificando el destino y monto a ser adquirido previo compra de los inventarios
- Compras no autorizadas

Independencia del departamento de
recepción, de los departamentos de compras,
almacenamiento y despacho

3. El jefe inmediato confirmara la información necesaria y autorizara la adquisición respectivacon su firma de autorización
4. El responsable realizara la orden de compra respectiva anexando el documento de autorización firmado por el jefe inmediato
1. Elaborar un cuadro el cual estipule minimos y maximos en stock, con los cuales debe contar la empresa, por producto
2. Establecer un cronograma de adquisiciones para evitar la ausencia de productos

- Demoras en la transferencia debienes

3. En caso de que el producto sea despachado a otros puntos fuera de la empresa, elaborar una hoja de ruta para el conductor con tiempos de salida y llegada
4. Remitir un comunicado a los proveedores, los tiempos maximos de entrega y recepción de productos con el propósito de evitar retrasos por causa de este aspecto
1. En el momento de la recepción, el responsable de adquisicionesrevisará cada uno de los insumos adquiridos con el propósito de descartar aquellos obsoletos

- Almacenamiento de bienes dañados u
obsoletos

2. Registrar el número de productos dañados(en caso de que existiese) y remitir un informe con dicha informacion para tomar las medidas correctivas
3. Proceder al almacenamiento de los productos constantado que los productos recibidos se encuentre en lasmismas condiciones previo almacenaje
4 Almacenar con preocupacion los productos con el propósito de evitar que sufran algún daño

Inspección de bienes recibidos y detección de
mercancía dañada

1. La persona responsable revisará la orden de compra conjuntamente con la factura y el producto físico recibido

- Cantidades recibidas diferentes de las
compradas

2. En caso de haber una diferenciaentre la cantidad comprada y recibida,(sea en más o menos), el responsable elaborará un comunicado al respecto, para que se tome la medida respectiva (devolución o
3. El jefe inmediato elaborara un resumen de los eventos ocurridos durante el periodo (mensual) y definirá el porque de las circunstancias
4. Comunicarse con el proveedor previo al despacho del mismo para confirmar las cantidadesenviadas
1. Elaborar en el sistema con el que cuente al empresa, la orden de requisición para el despacho del producto por parte de bodega
a.2) El responsable de la requisición justificará la cantidad, y destino del producto a ser utilizado

- Despachos duplicados

a.3) El área de bodega archivará y registrará la requisición, con número, día y fecha del suceso con el propositó de evitar...