Actividad De Producci N

Actividad de producción
Video: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL
El proceso de gestión garantiza la atención oportuna. Dándosele una prioridad a los documentos que se maneja a la empresa, llevándose a cabo una serie de factores para la realización de ciertas actividades. Uno de los factores que influyen en la gestión documental es el buen uso de los tiempos, un buen manejoeconómico y tener un buen rendimiento para la realización de la actividad que se esté manejando; teniendo en cuenta que no todos los documentos son de igual importancia.
Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)
La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de documentospor lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha área
Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Funciones:
Las funcionesdocumentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área.La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental, La definición de la Información contenida en los formatos y su uso. La disposición final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla demantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la información documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve. Según la clase de documentos puedentener cierto tiempo según las reglas de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nómina, personal de contrato y la información en medios magnético.
Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en unlugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde clientes internospresenta su hoja de vida con toda su información que esto debe es reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial.
Descarte de documentos (comité) En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los documentos que seidentifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el...