Actividad semana 1

ENSAYO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y OBJETIVOS

Desde el Reglamento General de Archivos se señalaba, como ahora se establece en la Ley, que la gestión documental es el conjunto de actividadesadministrativas y técnicas tendientes al eficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el mismo momento de su producción o recepción hasta la disposición final, buscando que se cumpla el finúltimo de los archivos, es decir que estén al acceso y a la consulta de todos los ciudadanos e instituciones. Si bien la Ley General de Archivos señala específicamente la necesidad de adelantar unprograma de gestión documental, la lectura de la Ley nos conduce a encontrar que hay una cantidad de elementos dentro de ella que interactúan para conducirnos hacia lo que son este tipo de programas.
Paraadelantar un programa de gestión documental, debemos ocuparnos de efectuar un diagnóstico de la situación actual. Todas las entidades, aún cuando no se hayan involucrado, adelanta un proceso degestión documental. Lo primero que se debe hacer entonces es conocer los componentes de esta gestión para poder establecer un diagnóstico. En este sentido se tendría que determinar cuáles son los usuarios,cuáles son sus necesidades y cómo podría servir la documentación de una manera diligente para apoyar la actividad administrativa de las instituciones. Igualmente es importante determinar con quéinfraestructura tecnológica cuenta la entidad y cómo se podría aprovechar esa tecnología. Se debe reconocer que aunque las instituciones tengan grandes avances tecnológicos, estos aún no se aprovechan losuficiente para el trabajo de la gestión documental. Así mismo, se debe observar el marco legal de la institución, determinar claramente las instituciones que la vigilan y las normas que regulan sufuncionamiento para poder construir un programa de gestión documental que responda a dicha normatividad.
Para garantizar la disponibilidad de documentos hace incurrir en altos costos de retención,...