Actividad n|1

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Es un término que encierra varias acciones encaminadas al manejo, tratamiento y organización de documentos desde su origen hasta su destino final, esto con el fin deacelerar su búsqueda, facilitación y conservación.
El objetivo principal de la ADMINISTRACION DOCUMENTAL ha sido y será siempre dar a las organizaciones una solución para el buen manejo de lainformación, ya que esto les permite asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones se registren adecuadamente.
En los momentos más intensos de trabajo, es muy importante encontrar ladocumentación de la manera más fácil, exacta y ágil, por lo anterior muchas empresas se ven en la obligación de hacer mejoras día a día, esto puliendo procesos y creando procedimientos para trabajarlo mas eficientemente posible.
En la actualidad contamos con más herramientas tanto físicas como tecnológicas para realizar esta gestión, ya que si miramos el pasado en los archivos no se tenía unorden específico y era una tarea difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada y podría tardar horas en su búsqueda.
Dentro del concepto “ADMINISTRACION DOCUMENTAL” seencierran varias funciones como son: el recibo y despacho de documentos, su elaboración de acuerdo a ciertas normas y técnicas, su respectivo trámite, el préstamo de documentos para efectos de revisión,aclaración o cualquier objeto, entre otros de acuerdo a la empresa y a su manejo.

También debemos hablar de manera resumida sobre los ciclos de vida de los documentos el cual comprende laconcepción, gestación, el nacimiento, la vida, la destrucción o la transferencia a un archivo para su conservación permanente. ¿Cuál es el objetivo? Dar el tratamiento adecuado a cada documento dentro de lasdistintas fases, para el uso que van a requerir de él.


Existen tres fases importantes para lograr este objetivo:
1. Pre - Archivística.
2. Administra.
3. Histórica.
Fase Pre –...
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