administración de documentos

Un Sistema de Administración de Documentos, controla el período de vida de un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida que tiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la información; un sistema de administración de documentos eficaz debe integrarse a todoslos sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y sencillo de usar.
Mal diseñado es este Sistema de Administración de Documentos que no favorece ninguna búsqueda y no distribuye la información a todos los niveles de la organización de la empresa claro siempre cuidando la seguridad de la misma. Estos sistemas son de mucha ayuda ya que le ahorran tiempo y recursos a las empresas enmateria de costo en papelería y almacenamiento de documentos, sin mencionar la gran contribución que prestan cuando se realizan las auditorias en las empresas, ya que como se ha dicho anteriormente se puede saber todo el ciclo de vida de un documento en la empresa.

La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para mejorar el trabajo activo encurso, incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una organización. Cuando las organizaciones no cuentan con ningún tipo de sistema de administración de documentos formal, el contenido suele crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los empleados lastareas de buscar, compartir y colaborar eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar la información y datos valiosos incluidos en el contenido.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 cubre las necesidades de administración de documentos de su organización al proporcionar un amplio conjunto de capacidades de administración de documentos que permiten:

Almacenar,organizar y localizar documentos.
Garantizar la coherencia de los documentos.
Administrar los metadatos de documentos.
Ayudar a proteger documentos contra el acceso o uso no autorizados.
Garantizar procesos de negocio coherentes (flujos de trabajo) para la manipulación de los documentos.
NOTA Este artículo hace referencia a un sitio de SharePoint de ejemplo creado por Adventure Works, unacompañía ficticia que fabrica bicicletas y piezas y accesorios para bicicletas.

El equipo de documentación técnica de Adventure Works, por ejemplo, que produce publicaciones destinadas a los clientes, como manuales de usuario y hojas de especificaciones de productos, usa muchas de las características de administración de documentos de Office SharePoint Server 2007. El equipo guarda todo el contenidoque crea en un sitio creado con la plantilla del sitio del Centro de documentación. En el sitio del Centro de documentación, los miembros del equipo usan control de versiones principal y secundaria para realizar un seguimiento del desarrollo de los documentos a través de sus diferentes versiones. También usan desprotección obligatoria para asegurar que los miembros del equipo no sobrescribanaccidentalmente el trabajo de otro.

Almacenar y organizar documentos en un sitio del Centro de documentación
La plantilla del sitio del Centro de documentación incluida con Office SharePoint Server 2007 puede usarse para crear sitios optimizados para crear, usar y almacenar grandes volúmenes de documentos. Los sitios creados con la plantilla del sitio del Centro de documentación tienencaracterísticas de administración de documentos especializadas como desprotección obligatoria y control de versiones principal y secundaria, activadas de forma predeterminada. La desprotección obligatoria ayuda a evitar conflictos y confusión respecto de los cambios, dado que sólo un usuario puede modificar un archivo a la vez. El control de versiones permite realizar el seguimiento de los cambios...