Administracion documenta

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración documental es importante hoy en día en todas las empresas ya sean públicas o privadas ya que ésta constituye todas aquellas actividades técnicas yadministrativas que permiten un eficiente, eficaz y oportuno manejo y organización de la documentación producida y recibida con el propósito de garantizar su consulta, conservación y utilización desde elmomento de la producción documental hasta su destino final, y además por que ofrece los siguientes beneficios:

• Organización del Archivo de documentos electrónicos e impresos.
• Acceso rápido,fácil y seguro a los datos de la empresa.
• Reducción de la circulación de documentos y registros en papel.
• Automatización de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos.
•Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos.
• Eliminación de copias obsoletas en el poder de los usuarios.
• Control sobre los préstamos y devoluciones de los prototipos de losarchivos.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros deregistro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros okárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a elloslos informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
El uso delComputador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British...