Administración De Documentos

Administración de Documentos
La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organización, es decir, cómo se crean, revisan y publican, además de cómo se eliminan oconservan al final del ciclo. Aunque el término "administración" implica el control de la información desde los niveles superiores de la organización, un sistema de administración de documentoseficaz debe reflejar la referencia cultural de la organización que vaya a usarlo. Las herramientas que se usen para la administración de documentos deben ser lo suficientemente flexibles para permitirlecontrolar estrechamente el ciclo de vida de un documento si ello se adapta a la referencia cultural y los objetivos de su empresa, pero al mismo tiempo deben permitirle implementar un sistema menosestructurado si es lo más conveniente.
El concepto administración de documentos se refiere al adecuado manejo de la información producida y recibida por la administración pública o privada en elejercicio de sus funciones, bajo criterios y técnicas archivísticas y se basa en el concepto de ciclo vital de la documentación y el principio de conservación selectiva de la información.
Elementos de unsistema de administración de documentos
Una solución de administración de documentos eficaz especifica:
* Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear dentro de una organización.
*Qué plantilla se va a usar para cada tipo de documento.
* Qué metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento.
* Dónde se va a almacenar un documento en cada fase de su ciclo devida.
* Cómo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.
* Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen acrear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los documentos.
* Qué directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se conserven o...