Administración De Documentos

ACTIVIDAD 2

VOCABULARIO ARCHIVISTICO
1. organiza y Define cada uno de los siguientes términos, al final dar una apreciación de porque debemos utilizar un vocabulario técnico en nuestra área.
* Administración documental
* Clasificación
* Conservación
* Cronológico
* Documentación
* Estructura funcional
* Expediente
* Facsímil
* Filatelia
* Flujograma
*Foliación
* Franqueadora
* Gestión de documentos
* Minuta
* Radicación
* Registrar
* Plazo precaucional
* Archivo de gestión
* Tablas de retención
* Sección documental.

SOLUCION

* ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitirla recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
* CASILLEROS: Dícese de ciertos muebles con divisiones, gavetas u otras aberturas que sirven para guardar documentos.
* CLASIFICACION: puededecirse que es una operación intelectual que consiste en los establecimientos de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica de los documentos en sus cantidades.
* CONSERVACION: se refieren a ciertas medidas que se crean con el fin de proteger los documentos de daños ocasionados por diversos factores y que le permitan su utilización por un largo periodo de tiempo, es decirampliar su periodo de vida.
* CRONOLOGICO: hace referencia a la cronología que a su vez se puede definir como la ciencia que se encarga de determinar los factores y el orden de los acontecimientos históricos guardados en formas de documentos.
* DOCUMENTACION: Una definición de este término sería decir que es una ciencia de procedimientos de información. En otra definición podrá decirse que es larecopilación, almacenamiento, clasificación, selección, difusión y utilización de todos los tipos de información
* ESTRUCTURA FUNCION AL: ES una organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales, similares o relacionadas.
* EXPEDIENTE: Forma documental de mayor uso en la administración pública. Se inicia a instancias de personas interesadas o por resolucionesadministrativas. Si es un particular se hace atreves de un escrito, si es una institución pública se inicia de oficio. De acuerdo al tiempo de gestión, puede ser de trámite normal, urgente o muy urgente. Eso lo determina la autoridad competente.
* FACSIMIL: es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de documentos a la distancia utilizand0 generalmente las líneas telefónicas. Elnombre viene del latín facsímil que significa hacer igual, con ello, se identifica de….. Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de n medio mecánico, fotográfico o mecánico.
* FILATELIA: La filatelia es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales. En los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los paísesmediante figuras de personajes ilustres, monumentos, pinturas, flora, fauna, historia postal, etc. El vocablo filatelia se debe al coleccionista francés G. Herpil, quien lo propuso en un artículo escrito para el periódico Le collectionneur de Timbres Poste, de París, que salió publicado 15 de noviembre de 1864. La palabra la formó de dos vocablos griegos: philos, que significa amante, y atelia,derivado de ateles, que significa pagado previamente o pagado de antemano. Más que la cantidad, es la rareza de los ejemplares de la colección lo que le da valor a ésta. Algunos sellos, en particular aquellos con errores de impresión, raros pero conocidos, llegan a adquirir un valor comercial muy elevado y son difíciles de conseguir.
* FRANQUEADORA: Las máquinas franqueadoras son dispositivos que...