Administración Del Portafolio De Proyectos Pmo

ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE PORTAFOLIOS, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Propuesta de Oficina de Proyectos

Raziel Limón Rivera
Martes 02 de Marzo de 2010

INTRODUCCIÓN

En el siguiente documento se presenta, de acuerdo al análisis de la administración de proyecto en la implementación del GRP en el H. Ayuntamiento de Puebla, una propuesta de laoficina de proyecto que a nuestro parecer debería implementar el ayuntamiento con el fin de dar seguimiento a las actividades relacionadas con los futuros proyectos en el H. Ayuntamiento de Puebla. Ya que esta oficina proporciona una herramienta estratégica al cliente para tener las mejores prácticas en todas las áreas involucradas en el desarrollo de un proyecto.

El documento se divide de lasiguiente manera, en primer lugar se presentan las propuestas de mejora en el proceso de administración del proyecto actual, con el fin de obtener información sobre las áreas de oportunidad en donde se pueden implementar métricas para mejorar la eficiencia de dicho desarrollo. Dichas métricas son la segunda parte de nuestro documento y por último se dan los resultados que se esperan aldesarrollar e implementar todos estas herramientas y estándares para así crear la oficina de proyectos.

PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN

Como se menciono anteriormente en la implementación al GRP en el H. Ayuntamiento de Puebla, y de acuerdo al análisis realizado a dicho proceso de implantación se observa que existen los siguientes puntos de mejora.

Alcance
Referente al alcancedel proyecto se puede definir lo siguiente.
• Redimensionar el alcance del proyecto de acuerdo a lo realizado en la fase de planos de negocio y determinar la fecha real de arranque del proyecto, esto con el fin de no generar una sanción debido al contrato firmado.
• No arrancar al mismo tiempo los 3 grandes módulos como son mejora, recauda y nomina, ya que se corre el riesgo de saturar a losusuarios finales.
• Implementar la administración del cambio, con lo cual se cambiaría la percepción sobre el proyecto que tiene el personal del ayuntamiento, logrado que se sumen al proyecto, y porque no motivar al personal que participa en el con un bono de participación.
• Generar reuniones con el Órgano de Fiscalización (ORFISE), para contar con acuerdos específicos de este nuevo desarrollo,ya que no todo lo que hace actualmente el ayuntamiento en cuestión de cuenta pública está bien hecho, esto reduciría prácticas ilegales.
• Mantener un mismo equipo de trabajo durante el desarrollo, ya que el hacer cambios en el personal retrasa el desarrollo e inercia de trabajo que ya se tiene. Es importante resaltar que esto se debe a que cada vez que entra alguien nuevo, esta persona debe deconocer desde cero los procesos que ya se llevan, con el fin de comprenderlos y colaborar con la implementación, pero esto requiere tiempo. Además que mientras más se avance en el proyecto más tiempo va a tomar que alguien pueda conocer como se lleva el proyecto. Consideramos que el equipo de trabajo deber ser incluyente con las áreas involucradas en dicho proyecto y que los elementos de éstepuedan complementarse entre sí, para cubrir la parte de debilidades que puedan tener y ser un grupo más eficiente.
• No realizar demasiados cambios en el standard de la herramienta, para adaptarlos a la administración Pública Municipal, ya que en una actualización futura se tendrán muchos problemas.
• El alcance ya esta dimensionado, se deberá respetar el contratado.
• No autorizar el arranque enparalelo de SAP, con AS/400, ya que se saturará al usuario final.

Estructura del proceso

• Lograr que el proyecto lo continúe lidereando la Presidenta municipal, el Tesorero Municipal y la Secretaria de Administración y Tecnologías de la Información, debido a la importancia que toma su figura en el proceso.
• Otorgarle al líder de proyecto el poder necesario para la toma de decisiones en...