Administracion de compras

1. Explique la función de compras.
La función de compras se puede resumir en dos factores:
a. Reducción de costos y obtención de utilidades: los entes lucrativos como los que no lo son, procuran la minimización de costos. Buscan las utilidades implícitas con precios más bajos y cantidades adecuadas, así como en el momento adecuado. El departamento de compras debe apoyarse en otras áreas paraalcanzar los objetivos de manera que conozca el funcionamiento para que pueda manejarlo adecuadamente y lograr la eficiencia.
b. Servicio: debe estar bien capacitado para servir y apoyar a los otros departamentos en las actividades operativas de la empresa. Se necesita una cooperación con todos los departamentos para obtener el valor de los bienes y los servicios que se desean adquirir. El costodel servicio debe estar justificado en función del beneficio considerando el corto y largo plazo.

2. ¿Cuáles son las funciones de Servicio del Departamento de Compras?
• Las que quedan bajo su responsabilidad: investigación de precios, proveedores, relación con los mismos, reclutamiento y capacitación del personal, emitir órdenes de compra, inspeccionar pedidos, dar seguimiento al pedido(follow-up)
• Las que comparten con otros departamentos: tener informes y asesoramiento, contabilización, investigación de mercado, procedimiento para realizar inventarios, almacenaje y control de este, control de calidad, etc.
• Las actividades que le interesan: recibimiento y almacenaje, cobertura de facturas, etc.
3. Explique la relación del departamento de compras con otros departamentos
• Conalmacén: la relación se da porque este mantiene en constante información a compras, sobre la existencia real de materias primas, controles minuciosos (control de inventarios), además de ser el área donde se originan las requisiciones y pone en movimiento a Compras para su debido resurtimiento, para de esa manera, estar en posibilidades de proveer a producción y mantener continuidad productiva.
•Con Producción: este debe mantenerse en continuidad productiva. Considera de importancia que Compras logre conseguir las materias primas requeridas en el tiempo adecuado, al precio más bajo, pero sin descuidar la calidad, para que producción pueda transformarlos en artículos que coloquen competitivamente a la empresa en el mercado.
• Con Contabilidad: este maneja informes de datos exactos, yregistra en forma sistemática las operaciones comerciales que realiza la empresa. Se entiende que si realizan compras de materias primas, estas deben registrarse por contabilidad para evitar retrasos en el pago a proveedores y aprovechar los descuentos que estos ofrecen a la empresa.
En resumen, podemos decir que para que una empresa funcione correctamente, debe vigilar sus compras, resguardarlas enlas cantidades necesarias y suministrarla a producción de acuerdo a los requerimientos que manifieste de materia prima y, luego, contabilizar todas estas operaciones.

4. Explique cómo es la estructura del departamento de compras en empresas de diferentes tamaños.
El departamento de compras debe tener un personal idóneo para cumplir los objetivos de la compañía. La estructura y organizacióndepende de la magnitud de la empresa:
 En las empresas pequeñas, se entiende que el volumen de compras es mínimo y heterogéneo, puede recaer sobre una persona que sea auxiliada por otra en trabajos complementarios.
 En empresas medianas, la organización debe ser mas índole y capacitados con cierto grado de especialización.
 En empresas grandes; las tareas de compras es más amplia yespecializada, por ende, las actividades deben ser bien definidas y claras en cuanto a sus funciones, políticas, procedimientos y objetivos.
Cuando una empresa cuenta con una organización de compras centralizada, existe un solo departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos.
Cuando una empresa es descentralizada, cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los...