administracion de inventarios

FUNCIONES DEL COORDINADOR DE OPERACIONES1. Establecer las Normas y Procedimientos que aseguren el adecuado registro almacenamiento, entrega y otros movimientos del inventario.   De su conservación, seguridad, manejo y control, estos registros son importantes para tener disponibilidad de   la información, evidencias físicas y control absoluto de todos los movimientos realizados en la bodega y dequienes los realizan.2. Efectuar controles internos que verifiquen las existencias físicas de los bienes almacenados, garantizando la toma física de los inventarios, que permiten determinar si la información del sistema o delos documentos es veraz al ser comparada con lo físico y poder identificar a tiempo faltantes y sus posibles causas.3. Establecer mecanismos para determinar y asegurar nivelesmínimos de existencias.4. Nombrar un coordinador encargado de cada proceso con funciones específicas para realizar con ellos planes de acción y mejoramiento continuo que nos ayuden a tener un control sobre cada uno de los procesos quienes   a su vez realizarán informes   mensuales y ayudaran a mantener control.5.   Los registros de los inventarios deben conciliarse periódicamente con las cuentasde control del mayor general y efectuar las comparaciones entre los auxiliares de Bodega y la contabilidad a fin de determinar, investigar y ajustar cualquier diferencia existente.   En caso de fuerza mayor se autoriza al auxiliar de Bodega.6. Programar y practicar inventarios   físicos: dos veces al año, a fin de constatar las existencias físicas, estado de conservación y almacenamiento de losartículos, sorpresivos y especiales cuando el caso lo amerite..7. Reportar las diferencias detectadas en el recuento físico deben ser conocidas por los funcionarios de la Dirección general Administrativa Financiera, Dirección Administrativa, Departamento de Control de Bienes y Auditoría, posterior a las investigaciones del caso, para autorizar los ajustes correspondientes.8. Efectuar supervisionesperiódicas aleatorias como control interno. Así mismo   durante el   tiempo   que se realicen   inventarios   físicos en Bodega sorpresivos y especiales. Reportar cualquier merma ó pérdida a lo inmediato a los superiores. 9. Supervisar periódicamente el estado físico de los materiales que presenten daños, merma ó deterioro.10. Revisar periódicamente,
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los artículos de poca rotación a fin deevitar obsolescencia, daño o merma y plantear a su jefe inmediato medidas precautorias al respecto.11. Elaborar un reporte mensual   de las entradas y salidas de Bodega, así como de los movimientos efectuados.12. Verificar que se realice el proceso adecuado para la baja de inventarios cuando se determine que es necesario.FUNCIONES ESTABLECIDAS POR SUB-PROCESOS   Las funciones de recepción,almacenamiento, despacho, registro, deben ordenarse internamente de tal manera que al desarrollo de las actividades sean fluidas, ordenadas, y registradas en el sistema de inventario de Bodega.El coordinador de operaciones es la persona responsable de cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos de la bodega apoyado por los coordinadores de procesos de recepción de mercancías, almacenamiento   ydespacho.Recepción de   mercancías 1. El Responsable   de recepción de mercancía   deberá efectuar control interno sobre las adquisiciones antes de darle entrada   a Bodega.2. El proveedor   debe suministrar al encargado de la recepción de la mercancía la factura para que este   proceda a cotejar la factura   de los productos a entregar contra la orden de compra y verificar las unidades físicas.3. Elencargado de recepción de mercancía verifica y   si lo facturado no está completo se indicará el procedimiento a seguir.4. No se aceptará el pedido si al cotejar el responsable de recepción de mercancía, decide que el pedido está   incompleto,
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ó es de baja calidad debe reportar el caso al departamento de compras para su debido reclamo ó cancelación del proceso.   Notificando al coordinador de...