administracion de materiales

Republica Bolivariana de Venezuela
Instituto Amazonas
Curso: Oficinista Bancario
El Callao-Edo Bolívar










Facilitadora Integrantes
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Marielys Medina






ElCallao 27/04/13

Concepto de Archivo

Archivo proviene del latín archivium y refiere al lugar donde se conservan documentos particulares o públicos, que pueden ser de carácter oficiales, semipúblicos o comerciales. Incluye también el mobiliario y los objetos que lo resguarda: mueble, carpetas, etc.


Objetivos y funciones del Archivo
1. 1. Tener un centro o lugar activo donde puedan archivardocumentación e información a disposición de toda la entidad.
2. • Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo.
3. • Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas y servicios de la entidad.
4. • En caso de necesidad, el archivo puede desarrollar funciones de: A. Biblioteca B. Hemeroteca. C. Oficina de investigación. D. Oficina deestadísticas.
5. • Guardar información que le sea necesaria a la empresa que se le presta el servicio.
Identificar y localizar un archivo.
Usa un directorio (como un directorio telefónico) para describir la ubicación y atributos de un archivo.
Controla el acceso de varios usuarios a los archivos.
Bloquea el uso de archivos.
Ubica archivos en bloques libres.
Administra el espacio libre.
CriteriosBásicos de Organización de un Archivo
Cuando se instala un programa se suele crear una carpeta de acceso a dicho software en el apartado "Programas" al que podemos acceder pulsando el botón de "Inicio". Conviene tener estas carpetas organizadas por nombre para encontrar fácilmente la asociada al programa que nos interese, ya que es posible que no tengamos un acceso directo en el escritorio.Para ello simplemente desplegamos la lista de programas, pulsamos botón derecho y seleccionamos "Ordenar por nombre".


Sistema de Clasificación y Ordenación del Archivo
En una actividad administrativa, el recibo y despacho de documentos se clasifican teniendo en cuenta el asunto más evidente que le dio origen a esa actividad en la empresa. Ya conocida la clasificación del documento se realiza elproceso de ordenación, esto es, la forma como al interior de estos grupos establecidos, se van a conservar los documentos dentro de las carpetas. Obedecerá necesariamente a uno de los sistemas que vamos a tratar, según sea pertinente, con el fin de recuperar la información de manera la fácil, sencilla y oportuna.
1. SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO:

Es una ordenación que se realiza a partirde las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual se dedique la entidad, puede ser nominal, por asuntos o geográfica.
2. A. Nominal: Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia a nombres de personas naturales, jurídicas o razón social de las instituciones con quienes setienen relaciones
3. B. Por asuntos: Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias de que tratan los documentos. Este sistema supone una definición exacta, concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las oficinas y la difusión de los mismos, para que todas las oficinas conserven la homogeneidad en los asuntos que se establezcan. Los asuntos pueden ordenarse...