Administración del cambio en implantacion de erp

Administración del Cambio: práctica obligada
en la implantación de un E.R.P.



Usualmente se cree que la implantación de herramientas robustas y que integran todas las áreas de la organización como lo son los E.R.P.*, beneficiará intrínsecamente a toda la organización; sin embargo, lo anterior es parcialmente cierto ya que es necesario tomar en cuenta el cambio que esto implica para loscolaboradores que trabajarán con el software, así como el impacto en la organización, misma que verá sus procesos formalizados dentro de una herramienta que ofrece, en teoría, alto retorno a la inversión.

La iniciativa de implementar un E.R.P. ha funcionado como buen medio para generar cambios que las organizaciones necesitan hoy día a razón de mantenerse competitivas y flexibles dado el entornoturbulento en el que se desarrolla nuestra economía. Este apalancamiento tecnológico proporciona un reto interesante para los colaboradores involucrados en la implementación de la herramienta quienes funcionarán no solo como usuarios expertos de su función sino también como agentes del cambio para la organización y como piedra angular para que el éxito ocurra.

Esto quiere decir que dentro de lasmejores prácticas en la implementación de un E.R.P. se encuentra el conocimiento y la correcta aplicación por parte de la dirección y gerencia media de una metodología en administración del cambio.

Ahora bien, para que exista una verdadera transformación se debe de tener en claro la visión del cambio; esto es, determinar y comunicar ¿qué obtiene la organización del cambio y cómo se ve afectadocada colaborador del mismo?. Si la iniciativa de cambio es congruente con el marco estratégico de la organización, entonces la implantación de un E.R.P. se encontrará alineada a la misión, visión y plan estratégico del negocio, además de orientarse a satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. De tal forma, los colaboradores entenderán este cambio como necesario para toda laorganización, con lo cual se fomentará el compromiso en los procesos de optimización que se lleven a cabo.

En ese marco, Recursos Humanos (RRHH) forma parte importante
del cambio ya que éste abarca su principal competencia -el factor humano-.
RRHH se integra dentro o como parte del proyecto en áreas como capacitación, comunicación, administración de políticas y procedimientos e, incluso, conredefinición de puestos, además de incluir cuestiones de carácter cualitativo como pueden ser la motivación y el liderazgo.




Un mapa en la administración del cambio

La administración del cambio se agrupa principalmente bajo cuatro áreas en donde cada actividad puede resultar de singular importancia dada la situación particular que viva cada organización.

Comunicaciones

• RRHH debemantener un sistema abierto y congruente de comunicaciones corporativas a través de todos los niveles jerárquicos de la organización fomentando el diálogo y con frecuentes actualizaciones.
• Debe existir una constante comunicación con los interesados en la organización para que los cambios que se presenten no tomen a nadie por sorpresa.
• Es necesario incrementar la comunicación en todos loscanales existentes incluyendo a los proveedores y distribuidores.

Compromiso de la alta dirección o del patrocinador del proyecto

• Debe haber un compromiso visible de participación en el proyecto a razón del seguimiento de la implantación y de las directrices del alto mando.
• Es importante que se lleven a cabo reconocimientos públicos de los éxitos o que se otorguen premios.
•Es necesario facultar a los mandos para una mejor toma de decisiones y que se presione para el ejercicio de esta actividad.
• No se deben crear falsas expectativas.

Recursos y Entrenamiento

• Se deben crear equipos con las competencias necesarias para la correcta definición de los planos del negocio, así como para la implantación del sistema.
• Se debe asegurar que el...