Administración Documental semana 3

ACTIVIDAD 3


Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

R// Esta tarea de la recepción y distribución documental es una actividad la cual no sepuede omitir y se le debe dar importancia dentro de la compañía tanto que el gobierno ha establecido el acuerdo 060 de 2001 el cual lo constituyen unos lineamientos tanto a las entidades privadas comopúblicas para cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

De acuerdo a esto la compañía debetener establecido un procedimiento en el momento que le sea entregado un documento interno o externo en el cual se debe registrar en el sistema o en el formato en si; la fecha, el medio, la empresa, elremitente, asunto, anexos, dependencia y destinatario, para así poder llevar un control y registro de estos.

Se debe tener en cuenta que algunos documentos importantes como actas, comunicados oreuniones debe asignárseles un numero de radicado el cual debe llevar un orden numérico.

Por ultimo debemos garantizar que en el momento de enviar información sea por medio de (correspondenciainterna, correspondencia externa, correspondencia por certificado, vía fax, vía email) que llegue sin cambios o sin daños que puedan afectar el contenido.


Determine si la comunicación se genera deforma interna o externa.

R// La comunicación se genera de ambas formas lo que se tiene que monitorear o controlar es que se esté haciendo de la manera adecuada ya que la información es el bien másimportante de la compañía y muchas veces puede ser confidencial la información que contenga los documentos debido a esto es muy importante que el proceso tanto de la recepción hasta la distribución sehaga por medio de personas confiables y con los procesos adecuados.

Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para...