Administrador Hotelero

GLOSARIO DE TERMINOS TECNICOS RECEPCION



· Asignación de tarifa: obedece a un convenio previamente definido ó fue producto de una negociación en el momento de la toma de la reserva, en cuyo caso a la llegada del huésped ya se tiene asignada. En el caso de los pasajeros que llegan sin reserva, la tarifa se asigna en el momento de su llegada al hotel.

· Asignación dehabitación: éste proceso se hace efectivo en el instante en que el huésped recibe la llave o tarjeta de acceso a la misma. Si el huésped hizo reserva, el recepcionista procede a ubicar el récord de la misma, verificar su información y asignar la habitación. Si ésta se encuentra prebloqueada, asigna la que se ha definido, de lo contrario asigna una nueva.

· Bloqueo : El proceso mediante elcual se preasigna una habitación a un huésped que tiene su reserva para el día. Este procedimiento se realiza antes de la llegada del huésped con la información contenida en la reserva. Se diligencia el “slip de información” provisional en cartulina donde se registra el nombre del huésped, el número de la habitación que se está preasignando y el nombre de la empresa que solicitó la reservasi se hizo a través de este medio. Cuando se trata de grupos, es aconsejable usar cartulinas de un mismo color por cada grupo, con el fin de facilitar la identificación visual. La cartulina así diligenciada, se ubica en el compartimiento rack de Habitaciones, de acuerdo al número de habitación que le corresponde.

· Cambio de Habitación: Este procedimiento se realiza cuando porcualquier motivo es necesario trasladar de habitación a un huésped, se debe elaborar el formato “nota cambio de habitación “digitar la información en el sistema e informar a las áreas interesadas como: ama de llaves, room service. -lavandería, etc.

· Carta: (carta bill to): Medio de Confirmación por escrito que es enviada generalmente por una empresa responsabilizándose del pago total o parcialde la cuenta ó como garantía de los No show.

· Control de llaves Maestras: Las llaves maestras del hotel deben estar bajo estrictas medidas de seguridad, por cuanto son las que dan acceso a todas las áreas del mismo. Por consiguiente se aconseja abrir un libro denominado “control llaves maestras”, donde se debe llevar el registro de cada una de las personas a quienes se les prestó lallave, especificando el nombre claro de quien la solicita como de quien la entrega, la hora en que se entrega así como la de la devolución. En el cambio de turno se debe dejar constancia con el nombre de quien entrega y recibe turno de la existencia de las llaves maestras.

· Consignación: Medio de garantía que se utiliza con la transferencia del deposito a la cuenta corriente del Hotel.Cuando se trata de consignación nacional se debe solicitar el comprobante de consignación ya sea vía fax ó por cualquier otro medio. En el momento de recibir tal documento se debe elaborar un comprobante de anticipo cuyo soporte es la copia de la consignación ó giro el cual se anexa a la hoja de reservación del futuro huésped y el original es enviado al Departamento de Tesorería.

·Definición de forma de pago: Con relación a la forma de pago ésta se define generalmente en el momento de la reserva (efectivo, tarjeta de crédito, traspaso a particulares, tarjeta débito, cheque , etc.). La tarifa y su forma de pago se establecen en el momento de la reserva, de acuerdo al convenio pactado entre el cliente y el hotel; en el caso de que esta información no esté consignada en elrécord de la reserva, se debe buscar los listados de convenios con empresas, los cuales reposan en el área de Recepción o con la oficina de Mercadeo y Ventas.

· Formalización del registro: Este se crea con la elaboración de la “tarjeta de registro hotelero que en lo posible debe estar lo más completa en el momento del Check In del huésped. Una vez terminado de diligenciar este documento por...