Adminsitrador

ACTIVIDAD UNO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Analiza las agrupaciones documentales del fondo o fondos documentales de la entidad donde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre lametodología que emplea para clasificar la documentación.

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la organización de documentos.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos tramitados enlas diferentes Secretarias del Departamento.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Folio: Hoja.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.
Formato Único de InventarioDocumental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar elcontrol de los documentos en sus diferentes dependencias.
Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
Página: Cara de una hoja. Lo escrito oimpreso en una hoja.
Paginar: Acción de numerar páginas.

4. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

4.1. Identificación de carpetas

Cada dependencia, hace la identificación de carpetas de losdocumentos de apoyo y del Sistema de Gestión Integrado de acuerdo a la asesoría prestada por la Oficina de Calidad.

Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita suubicación y recuperación, la información general será: Nombre UAA, código UAA, nombre de la serie, código de la serie, nombre de la subserie, código de la subserie, número de la carpeta, número defolios y fechas extremas.

Foliación

Los documentos de Control Interno, Infraestructura, Personal y de Educación son debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control....