Análisis Y Diseño De Sistemas Y Procedimientos

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO

El análisis o estudio de los sistemas es un conjunto de técnicas destinadas al análisis de procedimientos que permitirán cambios en los existentes o la implantación de otros, con los cuales se aspira lograr la solución a los problemas existentes en una unidad determinada de la organización. El análisis de sistemas se refiere entoncesal proceso de examinar la situación de una organización y sus estructuras funcionales con el propósito de mejorar su funcionamiento, a través del establecimiento de métodos y procedimientos más adecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es importante y necesario que este sea realizado por un personal especializado en el área de sistemas y procedimientos y diseñado en función de fines yobjetivos predeterminados para procurar el máximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista.

FASES DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

DISEÑO Y PRESENTACIÓN A LA GERENCIA
CONSTRUCCIÓN, INSTALACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL NUEVO SISTEMA

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO:

Corresponde a la etapa comprendida desde que surge lanecesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, es decir, que aquí se formulan un conjunto de propósitos básicos que serían la base del las metas a cumplirse y se diseña un plan de acción que guiará al analista durante el progreso de su labor. Esta fase incluye:

SOLICITUD DEL PROYECTO:Constituye la formalización para que el Departamento de Sistemas y Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignación del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisión, los fines, alcance, área, recursos y condiciones ambientales donde se desarrollará el estudio.

Entre sus principales requisitos mínimos se encuentran:* Deben provenir de los jefes de departamento o gerencia media de la organización.

* Estar autorizados por la presidencia de la organización.

* Estar incluidas en los planes de la organización.

* Definir el objetivo del proyecto, áreas involucradas y el problema.

* Estar descritas con claridad y precisión por el supervisor involucrado con la finalidad de dar al analistauna clara visión del proyecto.

* Es necesario que exista una verdadera necesidad.

* Es de vital importancia tomar en cuenta el costo del proyecto de análisis a realizar.

* En la decisión de solicitar el proyecto se tomará en consideración las presiones de los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos y en los cuales no está la raíz del problema.
Durante eldesarrollo de esta fase participan: a) Los altos miembros del personal que tiene la potestad de decidir acerca de la necesidad de modificar un procedimiento o establecer uno nuevo; tales como: los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos que se desean modificar, o en los cuales se instalará uno nuevo; loa gerentes cuando las modificaciones y nuevas implementaciones esténincluidas dentro de los planes a mediano plazo establecidos en la organización; o para atender las solicitudes de los jefes de unidad; y la presidencia cuando los cambios en los sistemas están incluidos los planes de mejoramiento de gran envergadura y a largo plazo. b) Jefe de sistemas y procedimientos: es la persona hacia la cual va dirigida la solicitud, actúa como enlace entre el solicitante y elanalista, tiene la responsabilidad de seleccionar al encargado de desarrollar el proyecto y de suministrarle la orientación e información necesaria respecto a objetivos, alcance, recursos, disponibilidad de tiempo, asesoramiento, etc.

ASIGNACIÓN DEL PROYECTO:

Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno...