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8 claves para hacer presentaciones mas útiles y atractivas
Publicado: marzo 3, 2008
 Las presentaciones son una de las herramientas de comunicación empresarial mas comunes y, a la vez, mas controvertidas y criticadas. Casi siempre resultan demasiado largas, en ocasiones se hacen tediosas y, a veces, uno no sabe bien si han servido realmente para algo…
De cualquier manera, nos guste o no, laspresentaciones siguen estando ahí, y constituyen un buen apoyo para labores de comunicación tan básicas en el mundo de la empresa como las introducciones comerciales, los cursos de formación o la extensión de nuevos planes.
Vamos al grano con 8 claves que te ayudarán a hacer presentaciones mas útiles y atractivas:
1. Soporte: Elige la mejor alternativa.
Elige la aplicación que mejor se ajusta atus necesidades. Power Point, el software para realizar presentaciones de Microsoft Office, es sin duda el estándar. Pero existen otras alternativas en el mercado que ofrecen una ventaja competitiva fundamental: son gratuitas. En la misma línea del gigante americano se encuentra Impress, la versión de Open Office (paquete de aplicaciones ofimáticas abiertas).
2. 3xE: energía, entusiasmo yempatía.
Para hablar en público, 3xe es la fórmula mágica. Los primeros minutos son clave para enganchar a la audiencia. Si no arrancamos con energía y entusiasmo, y no conseguimos empatar con las personas que nos escuchan, nuestra presentación se vendrá abajo.
Antes que nada tenemos que saber bien a quién nos dirigimos. Podemos plantearnos algunas preguntas básicas:
¿cuál es la motivación de laaudiencia?
¿cuanto saben del tema tratado?
¿cuales son sus expectativas?
¿cuál es su experiencia y su posición dentro del a organización a la que pertenecen?
Entre los públicos tipo, podemos destacar los siguientes:
público favorable: podemos plantear una llamada directa a la acción.
público pasivo: tenemos que despertar su interés mediante preguntas directas, casos de éxito, posibles beneficios.público negativo: no podemos “perder la moto” desde el principio. Toca ser humildes y resaltar las ventajas de nuestra propuesta.
3. Conoce las reglas para ajustar la duración y el contenido.
Todas las reglas que vamos a citar parten de una premisa básica: hay que limitar al máximo la duración de la presentación para que el mensaje pueda llegar con claridad a los receptores. Porque decir mascosas no implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la atención del usuario, que no es capaz de procesar todo el caudal de información. El uso de fórmulas numéricas sencillas nos ayuda a memorizar las reglas:
Regla 10/20/20
10 diapositivas
20 puntos en la fuente como mínimo
20 minutos de duración como máximo
Regla del 7×7
No mas de 7 líneas de texto por diapositiva
Nomas de 7 palabras en cada línea
Regla del 3
No mas de 3 partes:
(1) Introducción
(2) Discusión
(3) Conclusión
Regla del 20:
Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso, si la presentación no puede llevarse a cabo en 20 minutos -que es lo mas común- hay que intentar, cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener el interés.¿Por que estas reglas? Un ejemplo muy claro: aumentar el tamaño de la fuente -y, por lo tanto, reducir el contenido- no sólo reconfortará a los miopes del auditorio, sino que nos ayudará a realizar un ejercicio de síntesis. Nos quedaremos con lo mas importante, le daremos mas relevancia, y nos libraremos de ideas y conceptos prescindibles que no harían mas que despistar a nuestro público.
Rompe lasreglas con inteligencia. Las reglas nunca deben convertirse en límites para lo que necesitamos contar. Nos sirven, eso sí, para reflexionar sobre nuestro trabajo; para localizar los puntos débiles de nuestra presentación y enfatizar los fuertes.
4. No te limites a leer en voz alta. ¡Ofrece algo mas!
En la mayor parte de los casos, tu presentación servirá de apoyo y refuerzo a lo que dices,...