Antecedentes y Generalidad De Compras

Organigrama
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresaorganización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de laestructura formal de una organización.
Tiene una doble finalidad:
• Desempeña un papel informativo.
• Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene que cumplir los siguientesrequisitos:
• Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
• Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Función de Compras

Las principales funciones a desarrollar por esta sección son las siguientes:

1. - La Planificación de Compras. Ésta se concreta en un documento, el Plan Anual de Compras, que se integra a su vez en el Presupuesto Anual de la compañía y en elque, a partir de las tiradas previstas y los correspondientes consumos, se fijan las fechas y cantidades de materiales a adquirir.

2. - La selección de los proveedores, entre todas las empresas susceptibles de trabajar para la compañía, así como la negociación de las condiciones con éstos, constituye la segunda gran responsabilidad de la Sección de Compras.

3. - Realización del pedido. Ésteviene determinado, fundamentalmente, por la necesidad real de compra, surgida del consumo de los materiales almacenados y de la obligatoriedad de su reposición para mantener el ciclo productivo. Otros factores de naturaleza financiera y logística pueden tener también una gran importancia en la forma y tiempo en que se realice el pedido.

4. - Control de las compras. Cuando el proveedor ha servidola mercancía solicitada, justificándolo con un albarán de entrega (documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente, y después de que ésta ha pasado los controles de calidad establecidos, Almacén envía a Compras el albarán sellado o firmado, en señal de conformidad, junto a la copia delpedido.

Una vez completado el ciclo y corregido el dato de existencias en almacén con la entrada del nuevo material, se actualiza la planificación de compras, a la espera de que el consumo haga necesarios nuevos pedidos.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores,negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de losfondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes principios:
• Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.
• Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece.
• El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta -demanda.
• Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.
• Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.
• En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.
• Calidad - Precio - Tiempo de...