Anteproyecto de residencia

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE LIBRES
Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de Puebla

INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

“SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN LA UNIDAD REGIONAL LIBRES BUAP”

ANTEPROYECTO

DE RESIDENCIA PROFESIONAL

PRESENTA:
ROSANA VICTORIA CORTE

ROSA CRUZ LEON
___________________________
ASESOR EXTERNO____________________________
LIBRES, PUEBLA, AGOSTO DE 2010

I. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1. Datos y ubicación de la empresa
Datos generales de la empresa o institución
Nombre de la empresa Benemérita Universidad Autónoma de Puebla
Dirección (calle, número, colonia, municipio, estado) Av. 5 de Mayo, esquina 16 de septiembre s/n, Libres, Puebla
Teléfonos y Fax (incluir lada) 01(276) 47 3 06 33
01(276)47 3 06 37
Portal de internet www.buap.mx

Giro de la empresa Educación

Croquis de localización





1.3. Datos del asesor externo
Datos generales del asesor
Nombre L.E. Rosa Cruz León
Perfil Lenguas Modernas Ingles
Cargo Jefa de Programa
Área Coordinación General
Teléfono 01 (276) 47 3 06 33
Correo electrónico buaplibres@hotmail.com

1.4 Datos de la residencia
Fecha deinicio 19 de Agosto 2010
Fecha de término 19 de Febrero 2011
Horario 8:00 a 11:00 a.m
17:00 a 19:00 p.m
Área Administrativa
Sección Coordinación General

II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN

La Unidad Regional Libres en la Coordinación General recibe correspondencia de diversas instituciones ajenas a la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla y así mismo de las diferentesinstancias de esta misma universidad.
La ausencia de un sistema genera incertidumbre, sensación de desorden y pérdidas de muchas horas, toda vez que se necesita saber sobre la ubicación presente de un cierto documento dentro de la organización.
Además, el sano manejo de la administración requiere frecuentemente de estadística sobre la cantidad de documentos, que ingresan o que andan circulando ensus diferentes estados (asignado, entregado, en estudio, etc)
Dentro del marco definido anteriormente se ha establecido la necesidad de contar con un herramienta informática que permita llevar el control de toda aquella documentación que ingresa a la organización, ya sea desde otros organismos como también creados dentro de la misma. Además esta herramienta deberá proveer, por medio de informes yconsultas, información que permita medir los niveles con que opera el traspaso de documentos.
El personal que desempeña el control institucional de la documentación recibida y emitida implemento un control en Excel (2 archivos con distinto nombre) el cual contiene el historial desde que inicio de su creación a la fecha, en hojas de cálculo separadas por año escolar, conteniendo: para el casode documentación recibida se le asigna un numero consecutivo con el cual podrá localizar en forma rápida el documento archivada, el numero de oficio designado por la institución que emitió dicho documento, nombre de la institución que emitió el documento, asunto que contiene el documento, nombre a quien le fue emitido el documento, número de páginas del documento.
Para la documentación emitidapara dar seguimiento a la correspondencia recibida, se sigue el mismo proceso, conteniendo la hoja de cálculo: nombre de la persona que realizo el oficio, número asignado al oficio, nombre de la dependencia al que se le giro el oficio, asunto del documento, el numero consecutivo asignado para su control.
Así mismo se cuenta con un control en Excel, el concentrado de la localización de ladocumentación recibida, emitida y otra documentación, ya que al finalizar el ciclo escolar se canaliza su resguardo en aéreas especificas.
Por lo cual se requiere desarrollar un solo proyecto, el cual contendrá los mismos datos ya mencionados, pero considerando lo siguiente:
Para el caso de los documentos emitidos saber a qué documento se le está dando seguimiento de acuerdo a la correspondencia...