Antologia

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2.1 El proceso administrativo en las reuniones
PLANEACIÓN.
RECONOCIMIENTO FÍSICO PREVIO AL DESARROLLO DE UNA CONVENCIÓN.
* Selección del lugar
* La ciudad
* Inspección del lugar
* Los costos
* Las fechas
* Las regulaciones
* La ayuda voluntaria
* La experiencia
* Espacio funcional

Listas de verificación de la selección del lugar
1. organización
2.Convención oficial
3. Convención
4. Localización
5. Hotel
6. Relaciones de trabajo
7. área de exposiciones
8. Tarifa de impuestos locales
9. Políticas legales para el servicio de bebidas alcohólicas (leyes, regulaciones, licencias y prácticas)

Lista de verificación para hospedaje y reservaciones.
* Asistencia esperada.
* Modelo previo de llegadas.
* Asignación de habitaciones* Procedimientos para efectuar las reservaciones especiales y las de oradores.
Complementarios.
Hotel.
Impuestos
Bebidas alcohólicas.
Cuartos.
Habitaciones adicionales.
Suites especiales para los encargados oficiales de la organización.
Formas de reservacion.
Leyes, reglamentos, licencias, políticas y practicas.

Organización de un evento.
El primer paso para iniciar laplanificación preliminar de una reunión es el nombramiento de un presidente del evento por parte de la asociación, institución pública o empresa.

El organismo que convoca la reunión tiene 2 opciones para su organización:
Contratar los servicios de un profesional.
La empresa se encarga de organizar el evento por sí misma.

Contratar los servicios de un profesional
La reunión lo organizará unprofesional de congresos (OPC)
Los OPC son personas que tienen experiencia en el área y cubren todos los aspectos necesarios para realizar eventos.
Si el OPC que ha seleccionado pertenece a la IAPCO, tendrá la plena certeza de que éste ha demostrado experiencia y profesionalismo en ese campo.
Se requerirán únicamente una o dos personas como representante de la asociación organizadora.
Tal ves uncomité de programa, ya que el opc no se encarga de decidir los temas ni invitar a los conferencistas.

La empresa se encarga de organizar el evento por sí misma:

la empresa se encarga de todos y cada uno de los elementos que se requieren para ello: desde la selección de la sede, programa de trabajo, tipo y numero de participantes, inscripción, etc.

Se debe nombrar un comité organizador masnumeroso. Generalmente nombra a un presidente y este, a su vez, nombrará el resto del comité.

EL COMITÉ ORGANIZADOR Y SUS FUNCIONES.
No hay una norma que nos diga el número de personas que deben integrar un comité organizador, pero en general se tiene la opción de contar con un comité organizador compuesto por un comité directivo y cierto número de comités especializados. El comité directivopuede conformarse por: presidente, vicepresidente, secretario, tesorero y uno o dos vocales, si son necesarios. Los comités especializados, por su parte, pueden ser hasta 14, siendo las siguientes:

Los comités especializados
1. Finanzas
2. Programa
3. Alojamiento
4. Recepción y hospitalidad.
5. Festejos
6. Publicidad.
7. Relacione públicas
8. Ornato y rotulación.
9. Registro
10.Transporte
11. Exposiciones
12. Personal
13. Servicios generales
14. Comité de honor.

Una vez que se ha nombrado al presidente de la reunión, y antes de empezar la planificación formal de la misma, éste deberá hacerse las siguientes preguntas:
Antes de empezar la planificación se deberá hacer las siguientes preguntas:

1. ¿Para qué se lleva a cabo la reunión? Aquí básicamente, se definenlos objetivos generales y específicos de la misma. No se puede navegar sin rumbo; es preciso conocer lo que se pretende lograr para, posteriormente, buscar como conseguirlo, lo cual nos llevará a determinar las acciones claramente y por escrito, para que den por resultado razones suficientes que justifiquen la celebración de la reunión.
2. ¿Cuántos van a asistir y quienes? Se debe hacer un...
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