Aparece Pepito Grillo Sintaxis

¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?

Según la Real Academia de La Lengua Española, “Secretaria es la persona a cuya discreción se confía un secreto. Sujeto encargado de escribir la correspondencia, de extender actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación. Persona que redacta la correspondencia de aquella otra a quien sirve para estefin.

Toda empresa está constituida por un grupo humano: hay dirigentes, técnicos, obreros, trabajadores de servicio, trabajadores administrativos; y dentro de este grupo a las Secretarias. El Secretariado es la función esencial en cualquier tipo de actividad organizacional.

FUNCIONES BÁSICAS DE LA SECRETARIA

El trabajo de la secretaria se percibe como algo muy fácil, la realidad dice todolo contrario, es algo mucho más complejo. Sus funciones están en dependencia de la actividad de la empresa. No obstante su trabajo no sólo consistirá en realizar tareas burocráticas tales como colaborar en la confección de informes, memorandos o dossier, facilitar las relaciones con el exterior y filtrar información. Sino que también dirige, planifica, organiza, orienta, controla y tiene a la vezque desarrollar el arte de agradar.

La creciente complejidad de la vida en las organizaciones, fruto de la lógica evolución de las tareas administrativas, ha tenido como consecuencia que la Secretaria se encargue preferentemente de asistir a su jefe de manera más directa.

Dentro de las funciones básicas podemos mencionar:

1. Representación personal de su jefe y de la empresa.
LaSecretaria es la primera imagen que se muestra de la empresa y de su superior, al ser la primera persona con la que se relacionan los visitantes. La impresión que reciban en su primer contacto dependerá en muchas ocasiones de la eficacia con que se desenvuelva la Secretaria.

2. Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe.
La Secretaria como asistente directa del jefe le facilitará su trabajo,ayudándolo a ganar tiempo. Para esto deberá tener en cuenta:
a) Interrupciones
- Debe saber tratar con palabras y maneras no agresivas al que intenta interrumpir en momentos en que no es conveniente para el jefe.
- Identificar con claridad la gravedad del asunto por si se justifica la interrupción.
- Prometer (y confirmar después), que hallará el momento para que pueda verlo.
- Ofrecer suayuda en la solución del problema para evitarle tener que esperar.
- Sugerir una hora más apropiada si esto fuera posible.
b) Archivo
- Organizar un sistema de archivo apropiado al tipo de trabajo que se realiza.
- Debe ser capaz de crear condiciones para que en su ausencia su jefe pueda encontrar un documento determinado.
- Debe saber bien lo que su jefe quiere y necesita.
c) Redacción
- Debeasumir cada vez más la redacción de documentos rutinarios, respuestas, consolidación de informes, llenados de planillas, etc.
d) Filtración
- Actuar como filtro entre el mundo exterior y su jefe, para evitar que lea todos los documentos o que tenga que verlos completos.
- Debe saber tomar decisiones, en caso de ausencia de su jefe, para encaminar asuntos o correspondencias urgentes,consultándolas a otros dirigentes o subordinados para que sean resueltas o al menos evaluadas.
e) Seguimiento
Crear un sistema de atención y prevención de emergencias sobre asuntos como los siguientes:
- Carta, memos o notas enviadas a terceros que demandan respuestas.
- Respuesta que el propio jefe debe dar a terceros antes de determinada fecha
- Vencimiento de todo tipo
- Compromisos que demandanpreparación previa
- Acuerdos de reuniones
- Cronogramas que abarcan proyectos completos o tareas de cumplimiento sistemático, como programas de capacitación, plan de mantenimiento, chequeo de puntos críticos y otros
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CAPÍTULO II.¿QUÉ ES SER UNA PROFESIONAL DEL SECRETARIADO?
f) Lista de chequeo
Aplicar listas de chequeo a todo lo que requiera una verificación de detalle. Ejemplo:
- Todos...