Aplicacion tablas documental(trd)
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jaime Edo Moreno M Consultor de Archivo
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CONSTITUCIÓN POLÍTICA
Pilares de la normatividad aplicada a los documentos y fundamento de la política archivística en el país. Artículos: 8, 15, 20, 23, 72, 74.
NORMAS GENERALES
Ley 190 de 1995 – Estatuto Anticorrupción Ley 734 de 2002– Código DisciplinarioÚnico
NORMAS GENERALES
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Art: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental
CREACIÓN Y REESTRUCTURACIÓN DE LAS ENTIDADES Leyes Decretos Resoluciones Acuerdos Directivas Circulares.
Normas Internas
Manuales de procedimientos Manuales de funciones Manuales de Calidad Instructivos Protocolos
Tabla de Retención Documental
Listadode
SERIES con
sus
correspondientes
TIPOS DOCUMENTALES
, a las cuales se asigna el tiempo
CICLO VITAL
de permanencia en cada etapa del documentos.
de los
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan losdocumentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
SERIE DOCUMENTAL
Es el conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Unidad técnico-operativa de una institución
UNIDADDOCUMENTAL
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
Formato de Tabla de Retención Documental
Entidad Productora:...........Hoja.....de..... Oficina productora:
. ... .. ... ... .. ... ... .. ... ... .RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
CONVENCIONES: CT-Conservación Total M- Microfilmación
E- Eliminación S- Selección
Firma Responsable:............................ Jefe de Archivo Fecha:...............................................
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administración:
Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administración:
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan lastransferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Desde el punto de vista archivístico:
Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.IMPORTANCIA DE LAS TRD
Desde el punto de vista archivístico:
Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión
ORGANIGRAMA DIRECCION
DIVISIÓN
DIVISIÓN
DIVISIÓNDIVISIÓN
Grupo
Grupo Grupo
Grupo
o p ur G
Grupo
Agrupaciones Documentales
FONDO
SECCIÓN
SERIE
SUBSECCIÓN
SUBSERIE
UNIDAD DOCUMENTAL
FONDO
Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
SERIE
Conjunto de...
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