Aplicacion tablas documental(trd)

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BIENVENIDOS

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Jaime Edo Moreno M Consultor de Archivo

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CONSTITUCIÓN POLÍTICA

Pilares de la normatividad aplicada a los documentos y fundamento de la política archivística en el país. Artículos: 8, 15, 20, 23, 72, 74.

NORMAS GENERALES

Ley 190 de 1995 – Estatuto Anticorrupción Ley 734 de 2002– Código DisciplinarioÚnico

NORMAS GENERALES

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Art: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental

CREACIÓN Y REESTRUCTURACIÓN DE LAS ENTIDADES Leyes Decretos Resoluciones Acuerdos Directivas Circulares.

Normas Internas

Manuales de procedimientos Manuales de funciones Manuales de Calidad Instructivos Protocolos

Tabla de Retención Documental

Listadode

SERIES con

sus

correspondientes

TIPOS DOCUMENTALES

, a las cuales se asigna el tiempo
CICLO VITAL

de permanencia en cada etapa del documentos.

de los

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan losdocumentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

SERIE DOCUMENTAL

Es el conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad técnico-operativa de una institución

UNIDADDOCUMENTAL

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Formato de Tabla de Retención Documental
Entidad Productora:...........Hoja.....de..... Oficina productora:
. ... .. ... ... .. ... ... .. ... ... .RETENCIÓN Disposición Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS

CONVENCIONES: CT-Conservación Total M- Microfilmación

E- Eliminación S- Selección

Firma Responsable:............................ Jefe de Archivo Fecha:...............................................

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administración:
Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administración:
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan lastransferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Desde el punto de vista archivístico:

Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. IMPORTANCIA DE LAS TRD

Desde el punto de vista archivístico:

Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión

ORGANIGRAMA DIRECCION

DIVISIÓN

DIVISIÓN

DIVISIÓNDIVISIÓN

Grupo

Grupo Grupo

Grupo

o p ur G

Grupo

Agrupaciones Documentales

FONDO

SECCIÓN

SERIE

SUBSECCIÓN

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL

FONDO

Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

SERIE

Conjunto de...
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