Archivo clasificar documentos

Se suele llamar accesorio a aquellos elementos que pueden hacer parte de un sistema o de una máquina pero se pueden complementar en un sistema preterminado, (tienen que ser compatibles) y son necesarios para realizar funciones ejecutudas por medio de la conexion de un sistema y el acesorio, aquellos accesorios tienen que llevar una conexion elctronica para que todos cumplan una funcion vitaldentro de un sistema mutuamente.
Un archivo; es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursosusados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático virtual..
Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; comosoporte material de estas informaciones

DEFINICION DE PALABRAS EN EL PROCESO DE ARCHIVO


1. ARCHIVO PASIVO; Esta constituido por documentos que se conservan por su valor histórico, administrativo, etc.

2. SISTEMA DE ARCHIVO LATERAL; Los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos; uno junto al otro y el título junto al lomo.

3. PESTAÑA: Proyección que sobre sale de los bordessuperiores de las guías

4. ARCHIVO SEMI-ACTIVO; Constituido por documentos de uno o dos años atrás pero que son de consulta frecuente.

5. UNIDAD; Inserción que aparece escrita en la pestaña de la guía.

6. PASOS EN TRÁMITES DOCUMENTARIO: Decepcionar, clasificar, registrar, distribuir.

7. SISTEMA DE ARCHIVO HORIZONTAL: Los documentos que se colocan uno sobre otro.

8. PROCEDIMIENTO PARAARCHIVAR; Contiene documentación en uso.


9. ARCHIVO ACTIVO; Contiene documentación de uso.

10. LEYENDA: Es esa línea que debe de estar en cada parte de un número que se considera al clasificación.

MUEBLES EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO

Son muebles en los que se guardan los documentos pueden ser horizontales , verticales, según su posición que tiene las pestañas en las carpetas, no porla forma externa del mueble.

2. MATERIALES PARA EL ARCHIVO
Toda Secretaria debe contar con todo tipo de materiales de oficina para realizar trabajo de manera eficiente para lo cual existen varios materiales como son:

2.1GRAPADORA
Permite graduar las perforaciones de acuerdo con el tamaño del papel desee legajarse.

2.2 PERFORADORA CON PALANCA GUIA
Para colocar ganchos o grapas a cajaso grupos de documentos voluminosos


2.3 DESTRUCTURAS DE PAPEL Y OTROS
Son máquinas que reducen a tiras o partículas irreconstructibles los documentos
Con información confidencial.

3. TIPO DE ARCHIVADORES
3.1 ARCHIVADOR VERTICAL DE GABETAS
De 2 a 4 gavetas metálicos o de madera, con llave central para cerrar todas las gavetas y con carpeta colgante. Al hacer traslados de documentospara este archivador, conviene empezar de abajo hacia arriba de manera que equilibrando el peso.


3.2 ARCHIVADOR HORIZONTAL DE MADERA
Tiene forma de escritorio, utiliza carpetas colgantes, es de poca capacidad.

3.3 ARCHIVADOR VERTICAL O FOLDERAMA
Mueble metálico utiliza carpetas con visibilidad vertical, viene diferentes tamaños tiene buena capacidad.

3.3 ESTANTERIA ABIERTA
Puede sermetálicos o de madera, se utiliza para bibliotecas y archivos pasivos.






TECNICAS DE ARCHIVO

1. CONCEPTO
El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.
Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado, toda...