Archivo de tramite

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EXPURGO:

Para este termino archivístico existen diversas acepciones, mencionaré solo algunas, empezaré con la definición que enuncia Araceli J. Alday García

▪ “consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al archivo de concentración. Esta acción debe realizarse con la conciencia de sudelicadeza y trascendencia, sujetándose a las normas y principios vigentes en la institución en materia de disposición documental.”[1]

Cabe resaltar las características de esta definición, retirar documentos repetidos o inútiles, de un expediente previo a su transferencia al archivo de concentración, sujetándose a normas, en materia de disposición documental. Ahora veamos una definición más, la deADABI A.C. :

▪ “Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones,felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Retirar, además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico, y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel. Esta tarea se lleva acabo después de la selección, en el momento en que la documentación es transferida al archivo histórico”.[2]

En esta definición desde mi punto de vista ejemplifica un poco lo que Alday García menciona como documentos inútiles, y contempla lo que en apuntes de clase y visita al archivo de concentración de un órgano desconcentrado de la SAGARPA, entendí: la limpieza documental, de manera generales retirar las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel, sin embargo, hay un dato dentro de esta definición que no es precisa: el expurgo se realiza al transferir la documentación al archivo histórico, cuando el expurgo únicamente existen el archivo de tramite antes de la transferencia primaria alarchivo de concentración, posteriormente antes de la transferencia secundaria al archivo histórico se realiza la depuración, no expurgo.

Aparte encontré un articulo de la Universidad Complutense en el cual menciona lo siguiente:

▪ “Expurgo - Eliminación: Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo dederechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.”[3]

Un dato adicional, pero que me llamó la atención de la anterior definición es esta última línea “garantizar la imposibilidad de reconstruir los documentos”.

Por su parte,Hernández Guzmán menciona respecto al expurgo:

▪ Para que las oficinas no se llenen de expedientes concluidos se transfieren al Archivo de Concentración, antes de realizarse este traslado se realiza la actividad denominada expurgo documental.

Para abordar el tema de expurgo en archivos debemos empezar por entender el significado del término: es una palabra española que denota purificar olimpiar.

En el argot archivístico se le utiliza para denotar la eliminación de los acervos documentales inútiles y conservar lo que se considera importante, tiene semejanza y denota lo mismo que selección y/o descarte.

La finalidad teórica y lógica del expurgo es mantener el principio del máximo de testimonios e informaciones necesarias en el mínimo de documentos fiables, consecuencia...
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